paper_palmДискусията за преимуществата на класическите хартиени и електронните бележки и записки, е непресъхващ извор на коментари и диспути. Като средство за записване на информация и запазване на идеи и двата метода имат своите силни /и възхвалявани страни/. В следващите редове ще представя своите размисли по въпроса и ще се опитам да съпоставя и оценя и двата метода.

достъпност на данните Едно от трите основни преимущества на електронните бележки IMHO. Електронните бележки  – независимо от техния обем – са винаги, когато са нужни, на PDA ми. Хартиените бележки – освен най-скорошните – обикновено не са и на една ръка разстояние. Дори и да приемем, че някой би носил винаги със себе си достатъчно голям и достатъчно на брой тефтери / бележници / папки – опираме до втори аспект на достъпността – възможността за търсене. Мнозинството устройства, които се предлагат, предоставят възможност за търсене по дата на създаване / ключови думи / думи в текста (ако има такъв ;))Трети елемент на тази достъпност е практически нулевия обем на електронните бележки. Веднъж приет device-a за създаването им – няма последващи изисквания за допълнително място / места за съхранение на бележките. Или да го представим така – 700 MB /обема на едно CD, който днес се побира в мнозинството USB flash памети с размер на пръст/ се равнява на ~10 000 страници стандартен текст. Които – на хартия – биха заели шкаф за документи с четири отделения.

сигурност на данните Второ съществено преимущество на електронните бележки е възможността за създаване на архивни копия / backup или просто копиране на данните. Това, в сравнение с хартията, повишава несравнимо сигурността на информацията и минимализира риска от нейното загубване или ‘затриване’. Автоматичните backup-и и възможността за автоматично или иницирано от нас синхронизиране на данните позволяват възстановяването на тези данни в случай на загуба на оригиналния носител. Хипотетично, хартията също може да се архивира с резервно копие – и с копиране, и със сканиране. Но – освен факта, че това отново включва използването на електронен посредник ;) – този процес е трудно до невъзможно да бъде автоматизиран.
възможност за допълнителна обработка, редакция и корекции Третото основно преимущество на електронните бележки е възможността за допълнителна обработка /например форматиране, онагледяване или допълване/, корекции и редакции със запазване на оригиналното съдържание при необходимост. Това позволява проследяване на промените във времето и запазване на оригиналите. Разбира се, хартиените бележки също могат да се редактират, но това е свързано с промяна на оригинала, а за много видове корекции би изисквало и пресъздаване на документа.

Сред другите възможни преимущества на електронните бележки са:
# възможност за синхронизиране и наличие и работа с данните на повече от едно устройство;
# по-лесна възможност за получаване на обратна връзка / второ мнение / външна редакция, отново със запазване на оригиналното съдържание;
# по-екологични;
# по-дълъг живот на носителя.

Има обаче и две големи и важни преимущества на хартията, които я правят предпочитан вариант и за бележки от огромен брой хора.
стандартизиране – хартията си е хартия вече хилядолетия. Веднъж утвърден навика за работа с нея – няма да има външни фактори, които да налагат промени. Неща като променящи се файлови формати, медии за носител, устройства за съхранение и обработка и съвместимост между тях, слабо влияят хората, предпочели хартиения вариант. Което може да направи живота по-лесен ….

надеждност vs модерност – хартията се е доказала във времето. Вече 19 столетия тя ‘върши работа’. Електронните бележки /поне като масово средство/ нямат и 19 години история. Да, те са модерни, имат редица преимущества и все повече хора ги използваме все по-интензивно. Но средството доказано във времето остава хартията.

Как може да се  подходи в тази ситуация и какво правя например аз? За мен достъпността и възможността за автоматично запазване и архивиране на електронните бележки ги правят предпочитания начин в мнозинството случаи. Едновременно с това нося и малък хартиен бележник – за онези случаи, когато насрещната страна предпочита хартията като носител, или условията не позволяват нормално ползване на PDA. Или просто търся допира с хартия и ползването на писало ……..

Тоест – както и много други неща – което, когато и както върши работа :)

Share

Един коментар

  1. S&S blog » Blog Archive » какво наричам PIM казва:

    […] и електронни носители на информация бяха разгледани в този […]

Вашият коментар

Анти-бот проверка: