В предишен пост разгледахме начините за минимизиране на ‘входящите кутии’ чрез елиминиране. Нека обсъдим и втората основна възможност – тяхното интегриране.

Целта на интегрирането на inboxes е да се улесни тяхната обработка чрез събирането на входящите информация и данни на по-малко места. Типичен /и най-често даван/ пример за интегриране е събирането на всички хартиени и други неелектронни материали, подлежащи на обработка, в една обща кутия. От тук произлиза и термина ‘inbox’ – ‘входяща кутия’. Например, ако имате писма в пощенската кутия, фактури и сметки в чантата и по джобовете, работни материали по бюрото, записки от срещи в бележника, и напомнящи листчета по монитора / хладилника / вратата – как най-лесно да обработите съдържащата се в тях информация и планираните свързаните с нея задачи? Възможен подход е да съберете всички тези материали на едно място – например в поставка за бюро – и последователно да ги разгледате в определено време.

Аналогичен може да бъде подходът за интегриране и с електронните материали. Например, ако ползвате повече от един e-mail account – класическо решение е получените писма да се извличат в един общ, global inbox. Или – ако използвате Gmail или някои други web-базирани e-mail услуги – можете да ги настроите да ‘извличат’ писмата от други account-и. Също, ако притежавате собствен домейн и хостинг, или ако използваната от Вас услуга го позволява – можете да пренасочите всички /или избрани/ входящи писма към друг e-mail account.  При използване на повече от една IM услуги можете да разгледате възможността за ползване на програма, която да ги поддържа всичките /или поне мнозинствотоо от тях/ – например MirandaIM, Meebo, Pidgin, Trillian, etc. Някои от тези мулти-протоколни клиенти поддържат и допълнителни функции, като например възможността за проверка на електронна поща. По аналогичен начин, ако искате да си спестите необходимостта да проверявате за нови публикации в интересуващи ви форуми / блогове / секции за коментари / онлайн групи – в много случаи можете да се абонирате да получавате известия по e-mail. Така, след началното конфигуриране, новата информация ще ви бъде предоставяна директно в определения от вас inbox.

Относно възможността за интегриране на файловете на персоналния компютър, подлежащи на обработка – възможен подход е да бъдат поставяни /директно или чрез shortcut-и/ в една обща папка. Например всички снимки, които следва да бъдат обработени – независимо дали са от картата на фотоапарата, от телефона, от Picasa / Flickr / FB / etc. – се поставят в една обща папка ‘photos’. Или материалите в папката ‘сегашен важен проект’ се правят по-лесно достъпни чрез shortcut към папката ‘proceed’. Както и файловете от папката ‘torrent downloads’ / ‘videos to convert’ / ‘to burn’ / etc. По този начин във времето, заделено за прочистване на  inbox-ове, можем да се отдадем именно на това – прочистване на входящи данни, не на издирването и събирането им.

Накрая, отличен начин за директна обработка и интегриране на информацията към системата ни за PIM, е използване на програма, която директно трансферира избраната съществена информация към календара / списъка със задачите. Пример за такава програма е Anagram, която ще бъде разгледана детайлно в следващ пост.

Описаните начини и примери позволяват минимизиране на входящите кутии чрез интегрирането им. В резултат се улеснява обработването и оценката на наличната в тях информация и се подпомага планирането на времето за задачите и проектите. Успешна работа!

Share

Вашият коментар

Анти-бот проверка: