В предишен пост разгледахме определението за inbox и посочихме някои от често срещаните варианти за такива ‘кутии за входяща информация’. В следващите два поста ще обсъдим възможности за минимизирането им, разглеждайки и редица конкретни примери.

Първата стъпка за намаляване на съществуващите inbox-ове /съответно и времето и усилията, необходими за тяхното прочистване/ е тяхното разпознаване. Ако не разбираме, че входящите SMS-и / phone log-a (регистъра на телефонни обаждания) могат да съдържат също толкова съществена информация, колкото и писмо, получено по пощата или в основния ни e-mail account – и в резултат не ги разглеждаме като входящи кутии – е нереално да мислим, как да ги елиминираме. Списъка в предния пост е възможна изходна база за описването на съществуващите и ползвани от нас ‘входящи кутии’. Разгледайте го, допълнете го със специфични за вас допълнителни ‘кутии’, и ги опишете. След това, ако прецените, че са излишно много, обмислете варианти за намаляването им. Има два основни, взаимнодопълващи се подхода за минимизирането им – елиминиране и интегриране.

# елиминиране. Най-често препоръчвания вариант за редуциране на ‘входящите кутии’ е елиминирането им. Например, възможно е, ако имате няколко e-mail адреса, да установите, че на някой от тях сте получили две / пет / ‘малко’ писма за изминалата година. В този случай можете с нарочен e-mail да уведомите авторите им, че спирате използването на съответния account и да ги помолите да използват някой от /посочените в същия e-mail, вероятно и добавени в полето ‘reply to’ ;) / актуалните ви адреси. Или да разгледате кои клиенти за IM /моментни съобщения/ ползвате. Вероятно е контактите ви в някои от тях да бъдат толкова малко, че да прецените като неоправдано използването им. Тогава също можете да уведомите тези познати за предпочитан и използван от вас алтернативен канал за връзка /желателно такъв, вече използван от съответния човек/. Например преди време установих, че всеки от контактите, които имах в Yahoo messenger, ползва и Skype. Тогава им изпратих лично съобщение, че спирам използването на YM, и ще се радвам комуникацията да продължи по Skype или e-mail. Всички приеха.

Аналогичен може да бъде подхода и с неелектронните inbox-ове. Ползвате и post-it-notes и бележник – а защо не само бележник. Сходна е и ситуацията с формулярите за записки от телефонен разговор, или напомнящите бележки на хладилника. Част от бележките за платени сметки отиват в портфейла, а други – в джоба? Преценете, къде ви е по-удобно, и елиминирайте другото място (за мен се оказа джоба – служи като авто-reminder).

Разбира се, да отбележим и ‘класическия’ вариант на елиминирането – неизползването на даденото средство / ‘кутията’. Например, приел съм , че няма да използвам voice mail /гласова пощенска кутия/, и съответно – да осъществявам нейното прослушване и следене за значима информация. (Това, от своя страна, води до приемането, че ще се връща всяко пропуснато обаждане). MySpace, LinkedIn, FB, HI5, svejo.net, DotBulgaria, Orkut, Flickr и т.н. account-и – всъщност, не, благодаря. Лични съобщения във форум – по подразбиране е блокирано като опция. Дъска за съобщения – защо, ако мога да предам и получа информацията лице-в-лице, по телефона или друго средство за комуникация. Всички тези потенциални ‘входящи кутии’ с информация съм елиминирал, просто като не ги използвам. Което позволява обработването на по-малко на брой inbox-ове.

В следващ пост ще разгледаме втория основен подход за минимизиране на ‘входящите кутии’ – тяхното интегриране.

2 коментара

  1. S&S blog » Blog Archive » минимизиране на inbox-овете – интегриране казва:

    […] предишен пост разгледахме начините за минимизиране на […]

  2. S&S blog » Blog Archive » подбрано от 2010 казва:

    […] (задачи & цели, двуминутното правило, mind sweeping, минимизирането на inbox-овете чрез елиминирането им и чрез интегрирането […]

Вашият коментар

Анти-бот проверка: