Archive for the ‘GTD’ Category

Изборът на средство за управление на задачите е втори важен елемент на системата за PIM. В настоящия пост ще разгледам основните изисквания според мен към програмите /или услугите / за  управление на този тип информация

# следващо действие / next action – задължително условие /като потребител, повлиян от GtD/ е възможността за залагане на ‘следващи действия’, което обичайно изисква поддръжката на под-нива /дървовидна структура/ на записите;
# тагове / ключови думи / икони – второ задължително условие е програмата да поддържа задаването на ‘ключови думи’ / тагове и/или икони за конкретен запис. Това позволява разнообразното групиране на задачите и обсъжданото по-долу филтриране . В предпочитания вариант, използваната база от ‘ключови думи’ / икони е обща с тази на програмата за управление на календара.
# взаимовръзка с /link-ване към/ календара – желателно е програмата за списъка със задачите да позволява link-ване /осъществяване на директна връзка/ на записите към програмата за управление на календара (ако са различни). В идеалния вариант това е ситуацията с интегриран календар.
# филтриране по следващи действия – за пълнофункцоналното прилагане на GtD е необходимо програмата да позволява изглед, при който са представени само следващите действия от списъка със задачи  и проекти;
# филтриране по крайна дата / приоритет / икони / ключови думи – задължително условие е да има възможност за филтриране на записите по определени критерии – например крайна дата за изпълнение на задачата, срок за завършване на задачата, ключова дума или по икони;
# сортиране по  крайна дата / приоритет / икони / ключови думи – аналогично, задължително е програмата да позволява сортиране на записите по изброените по-горе критерии;
# категории – едно от по-масово срещаните изисквания е да има поддръжка на категории на записите. Едновременно с това, ако приложението позволява използване на ключови думи / тагове – необходимостта от категории практически отпада.
# експорт към универсални формати – желателно е програмата да позволява експортирането на избрани записи към ‘стандартни’ формати като txt, html или csv
# import – отлична характеристика е възможността за импортиране на данни от стандартен тип файлове, например txt или csv;
# комфорт / удоволствие за работа – както при всяка ползвана програма, важно изискване за пълноценното и ползване е работата с нея да бъде приятна и комфортна.
# и други – индивидуализирани изгледи, повтаряемост, аларми, синхронизиране с уеб-услуги / десктоп приложения

Вие на база на какви критерии избирате програма за управление на задачите? Очакваме мненията ви в коментарите.

Избирането на средство за управление на календара е основен момент при изграждане на система за PIM. Традиционно се разглеждат две основни алтернативи – хартиени или електронни средства за ползване на календарна информация. В настоящия пост ще разгледам критериите си при разглеждане на приложенията /електронните средства/ за управление на календара.

задължителни условия:
# категории – възможност за разделяне на събитията в зависимост от предварително определени общи критерии. Типични примери са ‘вкъщи’ / ‘на работа’, ‘лични’ / ‘работни’, @calls / @computer / @read/review / etc;
# интегрирани задачи;
# възможност за въвеждане на събития с точност до минута;
# стандартни възможности за повтаряемост на събитията – като минимум – произволен дневен, седмичен или месечен интервал;
# стандартни възможности за настройване на аларми – произволни минути / часове / дни преди събитието, както и ‘отлагане’ (‘snooze’) на алармата;
# индивидуализирани изгледи – възможността да се отграничават събития в отделен ‘изглед’, съобразно избрани от потребителя критерии. Обичайни примери са изглед с филтрирани категории (като селекция без ‘лични’ / ‘вкъщи’ / etc в работно време) или с филтриране по икони (като записи от различни категории, но с еднаква икона).
# комфорт / удоволствие за работа – както всяко средство, използвано регулярно – за да се употребява системно е нужно то да ни доставя удовлетворение, и да ни е приятно да го използваме.

желани възможности:
# разширени възможности за повтаряемост на събитията – напр. “всяка трета седмица” / “последния петък на месеца” / “3 месеца след маркиране на събитието като извършено”;
# разширени възможности за настройване на аларми – например повече от една аларма за дадено събитие или изключване на дни от седмицата, в които се активира алармата;
# възможности за създаване на връзки към други приложения и/или файлове – например към дадена бележка / запис в адресната книга, или към документ със свързана информация;
# възможност за създаване “плаващи” събития;
# поддръжка на икони;
# възможност за предварително уведомяване в календара.

Описаните критерии са основните фактори при оценката ми на дадено приложение за управление на календара. Те са допълвани с времето, и едновременно с това – преминали неговата проверка. Ще споделите ли своите ;-?)

C2C_logoCopy2Contact /C2C, доскоро предлагана под името ‘Anagram’/ е програма, която позволява по-бързо и ефективно трансфериране на информация към дадени приложения за PIM – например Outlook или Palm Desktop.  С натискането на един клавиш е възможно да се създаде нова задача, календарно събитие или запис в списъка с контакти – при това с преформатиране на началния текст. Например, ако сте получили e-mail с текст “….. обяд в ресторант “Мястото” в 13.00 на 24/04 …” C2C  ще създаде  събитие в използваната календарна програма с текст “обяд в ресторант “Мястото” в на ” на 24 Април в 13.00, ако маркирате тази част от текста и натиснете съответния клавиш (обичайно това е един бутон /F12/, но може да бъде и клавишна комбинация /напр. ctrl+F12/ ). Или, ако разглеждате уеб-страницата на търговска фирма, където е предоставена информацията за контакти, можете да маркирате тази информация, и с натискането на избрания клавиш – тя ще бъде форматирана за съответното приложение. Най-често използваната от мен възможност е, ако просто работите върху даден документ на компютъра и ви хрумне / възникне / ‘изскочи’ идея или задача – натискам F12, избирам типа на информацията /мемо-бележка, задача или календарно събитие/ и записвам възникналата идея. Без да ‘излизам’ от активното приложение и без да търся и ползвам допълнителни средства. По този начин се спестява необходимостта от превключване между отделни приложения /съответно – от загубата на фокус/, от copy-paste-ването, и – в голяма степен – от преформатиране на информацията съобразно изискванията на PIM-програмата. Пести се време, позволява ефективен mind-sweeping и улеснява трансферирането на информация.

Видео, което демонстрира възможностите на С2С е налично тук.

Copy2Contact е достъпна от сайта на разработчика на цени от 39.95$. Версията за Google Apps към момента е безплатна.

Приятно ползване :) .

В тази презентация David Allen представя пред служители на Google системата GTD. В 45 минути той засяга основни концепции на GTD като взаимовръзката контрол § перспектива, “information overload” <-> “potential meaning overload”, хоризонтите на фокусиране, петте етапа на управление на работния поток и други. Качеството на записа е неочаквано за такава techie-ориентирана презентация, но част от съдържанието си заслужава.

Приятно гледане!

В последния пост за годината ще резюмираме три от основните теми, застъпвани в блога през 2010. В сферите PIM, лична ефективност и себеусъвършенстване през настоящата година акцентирахме на темите:

GTD / ДЗеНопределение и някои основни концепции (определение за проект, съдържание на проектите, календар & задачи, видове дейности според планирането, inboxes, нива на целите) и подходи (задачи & цели, двуминутното правило, mind sweeping, минимизирането на inbox-овете чрез елиминирането им и чрез интегрирането им).

Смартфон – определение (част 1, част 2, част 3 и част 4), въпроси при избора, обща цена на притежание /TCO/ и аспекти на инвестицията в смартфон – финансови и от време.

Лична мисиякакво е личната мисия; какви видове мисия има според човекa, на когото е тя; какви са ключовите въпроси за извеждането й; как да се настроим за създаването на нашата собствена мисия; как след като я имаме да изградим визия за постигането й (живота си).

Хубава новогодишна вечер и нека 2011 е изпълнена с хармония, успех, възход и себеусъвършенстване!

При планиране на приоритетите за определен период от време /най-често – за деня или седмицата/ е важно разграничаването на задачи /tasks/ от цели /goals/. Много системи за управление на времето и личната информация препоръчват поддържане на списък със задачи, често разграничени според приоритет, контекст, очаквана продължителност и др. Един такъв списък, ако е пълен, често съдържа поне 100-150 задачи (обикновено – няколко стотин), и за да може да се използва ефективно е желателно да позволява сортиране и филтриране по дата, приоритет на задачите, контекст и т.н.  Дори и когато такова филтриране е осъществено, е вероятно списъка за деня да съдържа 15-20 задачи. Ето защо е обосновано да отграничим онези малко на брой, но важни задачи, които ще допринесат за постигане на нашите средно- и дългосрочни намерения. Това са нашите две – три “най-важни задачи” – целите /goals/ за деня. Разгледано от друга гледна точка – целите са ‘големите камъни‘. Обикновено те са следващи стъпки в значими за нас житейски и / или професионални проекти. Например, такава е написването на няколко страници от книгата, която искаме да издадем; подготвянето на материал за следваща значима презентация; договарянето или провеждането на среща за развитие на кариерата или пък за избор на нов дом; или дори посещението за годишния профилактичен лекарски преглед. Тоест, това е извършването / планирането / описването / разглеждането на наша важна следваща стъпка. Ако сравним една цел /напр. “обади се за потвърждаване на огледа”/ и една задача /”обади се да провериш готов ли е ремонта на телевизора / колата / etc ” ще забележим разликата на потенциалния им ефект във времето. Съответно, когато планираме деня, целите заслужават да  бъдат разпределени първи и да им се отдели максимално време. По този начин, когато се “захванем” за нещата бихме имали разбирането, че се ангажираме приоритетно с наистина важните неща.

Вие разграничавате ли целите от задачите си?

В предишен пост разгледахме начините за минимизиране на ‘входящите кутии’ чрез елиминиране. Нека обсъдим и втората основна възможност – тяхното интегриране.

Целта на интегрирането на inboxes е да се улесни тяхната обработка чрез събирането на входящите информация и данни на по-малко места. Типичен /и най-често даван/ пример за интегриране е събирането на всички хартиени и други неелектронни материали, подлежащи на обработка, в една обща кутия. От тук произлиза и термина ‘inbox’ – ‘входяща кутия’. Например, ако имате писма в пощенската кутия, фактури и сметки в чантата и по джобовете, работни материали по бюрото, записки от срещи в бележника, и напомнящи листчета по монитора / хладилника / вратата – как най-лесно да обработите съдържащата се в тях информация и планираните свързаните с нея задачи? Възможен подход е да съберете всички тези материали на едно място – например в поставка за бюро – и последователно да ги разгледате в определено време.

Аналогичен може да бъде подходът за интегриране и с електронните материали. Например, ако ползвате повече от един e-mail account – класическо решение е получените писма да се извличат в един общ, global inbox. Или – ако използвате Gmail или някои други web-базирани e-mail услуги – можете да ги настроите да ‘извличат’ писмата от други account-и. Също, ако притежавате собствен домейн и хостинг, или ако използваната от Вас услуга го позволява – можете да пренасочите всички /или избрани/ входящи писма към друг e-mail account.  При използване на повече от една IM услуги можете да разгледате възможността за ползване на програма, която да ги поддържа всичките /или поне мнозинствотоо от тях/ – например MirandaIM, Meebo, Pidgin, Trillian, etc. Някои от тези мулти-протоколни клиенти поддържат и допълнителни функции, като например възможността за проверка на електронна поща. По аналогичен начин, ако искате да си спестите необходимостта да проверявате за нови публикации в интересуващи ви форуми / блогове / секции за коментари / онлайн групи – в много случаи можете да се абонирате да получавате известия по e-mail. Така, след началното конфигуриране, новата информация ще ви бъде предоставяна директно в определения от вас inbox.

Относно възможността за интегриране на файловете на персоналния компютър, подлежащи на обработка – възможен подход е да бъдат поставяни /директно или чрез shortcut-и/ в една обща папка. Например всички снимки, които следва да бъдат обработени – независимо дали са от картата на фотоапарата, от телефона, от Picasa / Flickr / FB / etc. – се поставят в една обща папка ‘photos’. Или материалите в папката ‘сегашен важен проект’ се правят по-лесно достъпни чрез shortcut към папката ‘proceed’. Както и файловете от папката ‘torrent downloads’ / ‘videos to convert’ / ‘to burn’ / etc. По този начин във времето, заделено за прочистване на  inbox-ове, можем да се отдадем именно на това – прочистване на входящи данни, не на издирването и събирането им.

Накрая, отличен начин за директна обработка и интегриране на информацията към системата ни за PIM, е използване на програма, която директно трансферира избраната съществена информация към календара / списъка със задачите. Пример за такава програма е Anagram, която ще бъде разгледана детайлно в следващ пост.

Описаните начини и примери позволяват минимизиране на входящите кутии чрез интегрирането им. В резултат се улеснява обработването и оценката на наличната в тях информация и се подпомага планирането на времето за задачите и проектите. Успешна работа!

В предишен пост разгледахме определението за inbox и посочихме някои от често срещаните варианти за такива ‘кутии за входяща информация’. В следващите два поста ще обсъдим възможности за минимизирането им, разглеждайки и редица конкретни примери.

Първата стъпка за намаляване на съществуващите inbox-ове /съответно и времето и усилията, необходими за тяхното прочистване/ е тяхното разпознаване. Ако не разбираме, че входящите SMS-и / phone log-a (регистъра на телефонни обаждания) могат да съдържат също толкова съществена информация, колкото и писмо, получено по пощата или в основния ни e-mail account – и в резултат не ги разглеждаме като входящи кутии – е нереално да мислим, как да ги елиминираме. Списъка в предния пост е възможна изходна база за описването на съществуващите и ползвани от нас ‘входящи кутии’. Разгледайте го, допълнете го със специфични за вас допълнителни ‘кутии’, и ги опишете. След това, ако прецените, че са излишно много, обмислете варианти за намаляването им. Има два основни, взаимнодопълващи се подхода за минимизирането им – елиминиране и интегриране.

# елиминиране. Най-често препоръчвания вариант за редуциране на ‘входящите кутии’ е елиминирането им. Например, възможно е, ако имате няколко e-mail адреса, да установите, че на някой от тях сте получили две / пет / ‘малко’ писма за изминалата година. В този случай можете с нарочен e-mail да уведомите авторите им, че спирате използването на съответния account и да ги помолите да използват някой от /посочените в същия e-mail, вероятно и добавени в полето ‘reply to’ ;) / актуалните ви адреси. Или да разгледате кои клиенти за IM /моментни съобщения/ ползвате. Вероятно е контактите ви в някои от тях да бъдат толкова малко, че да прецените като неоправдано използването им. Тогава също можете да уведомите тези познати за предпочитан и използван от вас алтернативен канал за връзка /желателно такъв, вече използван от съответния човек/. Например преди време установих, че всеки от контактите, които имах в Yahoo messenger, ползва и Skype. Тогава им изпратих лично съобщение, че спирам използването на YM, и ще се радвам комуникацията да продължи по Skype или e-mail. Всички приеха.

Аналогичен може да бъде подхода и с неелектронните inbox-ове. Ползвате и post-it-notes и бележник – а защо не само бележник. Сходна е и ситуацията с формулярите за записки от телефонен разговор, или напомнящите бележки на хладилника. Част от бележките за платени сметки отиват в портфейла, а други – в джоба? Преценете, къде ви е по-удобно, и елиминирайте другото място (за мен се оказа джоба – служи като авто-reminder).

Разбира се, да отбележим и ‘класическия’ вариант на елиминирането – неизползването на даденото средство / ‘кутията’. Например, приел съм , че няма да използвам voice mail /гласова пощенска кутия/, и съответно – да осъществявам нейното прослушване и следене за значима информация. (Това, от своя страна, води до приемането, че ще се връща всяко пропуснато обаждане). MySpace, LinkedIn, FB, HI5, svejo.net, DotBulgaria, Orkut, Flickr и т.н. account-и – всъщност, не, благодаря. Лични съобщения във форум – по подразбиране е блокирано като опция. Дъска за съобщения – защо, ако мога да предам и получа информацията лице-в-лице, по телефона или друго средство за комуникация. Всички тези потенциални ‘входящи кутии’ с информация съм елиминирал, просто като не ги използвам. Което позволява обработването на по-малко на брой inbox-ове.

В следващ пост ще разгледаме втория основен подход за минимизиране на ‘входящите кутии’ – тяхното интегриране.

Една от основните концепции на GtD е разбирането за inboxes /входящи кутии/. Оригиналното определение за inbox /в българския превод на книгата – ‘вътрешна кутийка’/ е “кутийка за нещата, които са в процес на решаване, докато отделите няколко минутки, за да решите за какво става дума и какво ще предприемете”. Може би по-практична дефиниция е: “всяко място, където се съхраняват входяща информация или данни, изискващи действие или планиране от наша страна, преди да бъде въведена във вашата система за PIM’.

Типични примери за inboxes, които повечето хора разпознават, са:
# площ на бюрото или някой плот, на която се поставят документи, включително входящи;
# поставка / кутия / табла , в която се поставят хартиени документи и бележки;
# тефтерче / хартиен куб на бюрото, на който се водят бележки (например от телефонни разговори);
# личен бележник;
# пощенска кутия за ‘физическа’ поща /snail mail/;
# гласовата пощенска кутия;
# inbox-a на адреса ни за електронна поща.

Други често срещани примери за inboxes са:
# джоба на панталона / якето – например, ако слагате там касовите бележки;
# портфейла – например ако поставяте там получени визитки, сметки или бележки;
# бележките на хладилника;
# бележки на дъска за съобщения;
# телефонен секретар;
# папката за входящи съобщения /SMS-и/ на телефона.

Допълнително усложняване в последните години се създава от новите средства за комуникация и възможното дублиране / мултиплициране  на ‘входящи кутии’. Например:
# съобщения в различни IM услуги /напр. skype, icq, gtalk, aim, etc/
# съобщения в различни социални мрежи /напр. Facebook, Тwitter, Myspace, etc/
# desktop-a на настолния компютъра / лаптопа;
# папките downloads / torrent-и /received files / etc;
# картата на фотоапрата;
# носителя на записите на видео-камерата;
# програмата за бележки на smartphone-a;
# и най-същественото: вероятността много от тези inboxes да се дублират или мултиплицират – например в случаи на повече от един e-mail или IM account, ползване на повече от един компютър, или повече от една програма за бележки.

Разбирането за съществуващите и ползвани от нас inboxes позволява да се премине към следващия етап – обработката на наличните в тях данни и информация, и – в определен момент – да се обмисля тяхното редуциране. Това ще бъде тема на следващи постове.

Когато разглеждаме даден проект е важно да отграничаваме два типа елементи в неговото съдържание. Един проект винаги съдържа задачи и много често – и подпроекти. Съответно подпроектите също могат да съдържат отделни действия /задачи/ или взаимосвързани действия /проекти/ – всички те като част от един цялостен проект.

Типичен пример, илюстриращ горното, е използваният от нас проект ‘backup’. Той съдържа отделни задачи, като например D/SAS, която изисква копирането на съдържанието на папката D/SAS на съответния backup носител. Същевременно, той включва и отделни подпроекти, като например local user data – SAS. В този подпроект се включват отново задачи, като Firefox bookmarks, FileZilla settings или Application Data\Skype и подпроекти като Thunderbird profile. Но те всички са част от цялостния проект ‘backup’.

Разграничавайки задачите и подпроектите човек може по-лесно да планира следващите действия и необходимото време.

Getting Things Done /GTD/ е метод за лична и корпоративна организация и продуктивност. Заглавието на оригиналната книга на David Allen е преведено на български като “Да задвижим нещата”. Тази интерпретация на ‘done’ практически елиминира момента на завършване / изпълнение / приключване, и премества фокуса в началото, вместо в края. Ето защо, ако желаем да приемем оригиналната концепция на автора, възможен, по-коректен превод би бил ‘да завършим нещата’ или ‘да завършваме нещата’. И в двата варианта акронима би бил ДЗН, който – за благозвучие – може да се трансформира в абревиатурата ДЗеН /или ДЗиН, също и ДЗъН – ако не беше вече изопачено …/. От тази гледна точка в следващи постове ще използвам ДЗеН като аналог на GTD.

Едно от основните преимущества на наличието на надеждна система за управление на личната информация е възможността за прочистване на съзнанието (mind sweeping, или според оригиналния превод на GtD – ‘мозъчна метла’).

Прочистването на съзнанието представлява екстернализиране /начин да се изведе навън/ на поетите от нас вътрешни ангажименти. Това са нещата, с които сме се обвързали – значими или маловажни за нас,  по собствена или по-чужда инициатива, отскоро или отдавна. Целта на прочистването е да идентифицира тези ангажименти и да освободи мозъка ни от тях, като впоследствие бъдат включени в надеждна външна система. Това позволява, когато се посветим на дадена задача, ресурсите на мозъка да и бъдат посветени в максимална степен. Ако някога сте работили по значим проект /например писане на публикация или оферта/ и ‘изведнъж се сетите’ “а какво имаше да купя от магазина” или “кога щях да се чуя с …” – значи имате представа за този тип ангажименти. Ако ни липсва сигурност, че знаем какво се случва с тях, това ангажира ресурси на съзнанието и намалява възможността за фокусирането му.

Как се осъществява прочистване на съзнанието? Има две основни предпоставки за ефективен mind sweeping – да минимализираме разсейващите фактори /обичайно – да сме сами, и или ‘офлайн’ или отдалечени от компютъра/, и да имаме ‘наръки’  средство за записване на ‘изскочилите’ ангажименти, мисли или задачи. В оптималния вариант няколко пъти на ден се посвещават по няколко минути /за мнозинството хора дори и 5 минути са предостатъчно/, в които нововъзникналите ангажименти се записват. Също и всеки път, когато ни ‘изскочи’ нов ангажимент – например след проведен телефонен разговор, или докато работим по онзи ‘значим’ проект. За целта може да се използва хартиен бележник или органайзер, лист А4, предпочитана програма на компютъра или смартфона. Аз лично предпочитам комбинацията от DiddleBug и voice recorder на Treo 680. Доколкото това е основният телефон, който използвам и е максимално портабилно решение – съответно винаги е подръка. Обичайно го използвам за целта поне 2 пъти дневно, често и по-интензивно, в зависимост от развитието на деня. Честотата на mind sweeping-a е индивидуална, но за да изяви подхода своите преимущества се нуждаем от следващата стъпка – регулярна обработка на записките и интегрирането им в надеждна система за управление на личната информация.

integrated_calendarВ предишен пост разгледахме двата основни типа дейности при планиране на деня – календарни събития и задачи. Обичайно /типичен пример – вградените програми на мнозинството актуални смартфони/ тези дейности се разделят, включително записите се съхраняват в отделни бази / секции. За да може да се визуализират всички планирани ангажименти за деня е необходимо тези записи да бъдат представени заедно. Това често се постига с използването на допълнителни програми. Една от тях, която изключително харесвам и използвам, е DateBk за PalmOS /с активно развивана и още по-функционална версия за Windows, а скоро и други платформи – PimliCal/. В нея, освен възможността за показване и на календарни събития и на задачи на един екран, са налични и следните опции за интегриране на календара:
# събития със статус ‘завършени или не’ – ‘плаващи’ събития, разгледани в предишния пост;
# задачи, поставени във времето – това са задачи, които имат краен час, до който да бъдат изпълнени;
# задачи, поставени във времето и с определена продължителност – това са задачи, за които е планирана определена продължителност във времето за изпълнението им и отново имат краен час, до който да бъдат завършени.

Вие какви средства използвате за интегриране на календара си?

Една от спецификите на системата за управление  на времето, която прилагам, е използването на ‘плаващи’ /floating/ събития.

floating_events‘Плаващите’ събития съчетават определени характеристики на ‘стандартни’ календарно събитие и задача. Подобно на календарните събития плаващите събития могат да имат начален час и продължителност, както и аларма, и могат да бъдат планирани за бъдеща дата. Съответно, като календарно събитие, при синхронизиране са видими в календарния график – например в Google calendar, Palm Desktop или Outlook. За разлика от обичайните events обаче, те не са ‘приковани’ към конкретния ден, за който са вписани.  Те имат /подобно на задачите/ статус ‘завършени или не’ и, ако не бъдат маркирани като ‘завършени’, автоматично преминават към следващ ден. Тоест, аналогично на задачите, те са видими в интегрирания график и след деня, в който са били поставени първоначално. За разлика от задачите, обаче, те нямат крайна дата, и съответно не се визуализират като ‘неща, чиито срок да бъдат завършени е отминал’. И по този начин не създават усещане за недовършена работа.

Floating events са една от отличителните характеристики на продуктите на Pimlico software – например DateBk /PalmOS/ или PimliCal /Win32 към момента, вероятно скоро достъпен и мултиплатформено/. Понастоящем ги използва, за три основни типа дейности:
# бърза връзка от календара към проекти. Доколкото и според GtD  проектите следва да са отделно от календара, стремежът е в графика за деня да се виждат само следващи задачи /действие по GtD/. Но, ако човек иска да има бърз достъп до съответния проект – например за да добави следващи задачи или референтни записи – използването на ‘плаващи’ събития позволява бързо достигане до цялостната структура на проекта.
# референтни записи, нужни няколко дни – плаващите събития са отлично средство и като референтна информация, която е необходима в продължение на няколко дни. Пример за такива са номера и данни за поръчки, които се проследяват по телефон; адреси и данни на места, в които отсядаме; или резултати от изследвания / тестове, които се акумулират за повече от един ден. Към тази категория се отнася и въвеждането на седмичен журнал /daily journal floating event, който маркирам като completed всяка неделя/, като разбира се продължителността му може да варира, в зависимост от конкретните нужди.
# действия, които могат да се извършат само в определен час, но нямат крайна дата за изпълнението им. Това са най-често използваните от мен ‘плаващи’ събития. Типични примери са прочитането на дадена статия, посещението на конкретен магазин на път от / за някъде или действия по поддържането на дома.

Като заключение – ‘плаващите’ събития позволяат съчетаване на някои от най-полезните характеристики на календарните събития и задачите.

При планиране на деня обичайно се разграничават два основни типа дейности – календарни събития и задачи. Общо погледнато, първите отговарят на въпроса ‘кога’, а вторите – на въпроса ‘какво’. По-конкретно, календарните събития се определят със следните две характеристики:
# имат точно определено начало във времето – тоест начални ден и час;
# имат определена продължителност;
тоест обичайно календарните събития заемат фиксиран период от време. Изключение от тази дефиниция представляват събития, които се отнасят към целия ден – например годишнини или празници. В мнозинството случаи, обаче календарът следва да съдържа информация само за дейности, за които се планира точно определено време.

Вторият тип дейности са задачите. Те се характеризират с краен срок, в който да бъдат изпълнени, но нямат определена продължителност. Някои автори също така характеризират задачите и с приоритет и/или начална дата и/или контекст и/или налични ресурси, etc. Използването на такива допълнителни характеристики позволява по-бързото диференциране на задачите според съответния критерий. Да отбележим, че повечето електронни средства за управление на времето обичайно показват задачите, които не са маркирани като ‘завършени’ и след деня, за който е поставен първоначално крайния срок. Тоест, ако дадена дейност не бъде завършена в планирания ден и е въведена като календарно събитие – тя няма да бъде показана в следващите дни, но ако е въведена като задача – ще бъде видима.

В следващ пост ще разгледаме възможности за съчетаване на преимуществата на календарните събития и задачите при използване на подходящи програми.