Archive for the ‘Лична ефективност’ Category

Личната ефективност е индивидуална характеристика, която отчита степента на правене на нещата, които искаме / сме планирали да правим, при дадените условия и с оптимална употреба на ресурси, и постигането на исканите / планираните резултати. Това е работно определение и вероятно подлежи на прецизиране и подобрение. Но – доколкото въпреки честата употреба на термина – негова дефиниция практически липсва, може да се разглежда като основа за по-нататъшно обсъждане.

Личната ефективност е взаимосвързана с успеха /постигането на желаните резултати/ и ефикасността /оптималната употреба на ресурси/, с която често се припокрива. Отличителното при нея е правенето на ‘правилните’ неща. Личната ефективност е свързана с отговорите на въпросите ‘какво правим’ и – на едно по-високо ниво – ‘защо го правим’. За да сме ефективни в определена степен, следва да сме и успешни, и ефикасни на някакво /макар вероятно не-аналогично/ ниво. В идеалния вариант, ако сме на 100% ефикасни и ефективни – можем да бъдем и на 100% успешни. В мнозинството случаи, обаче високото ниво на ефективност / ефикасност, не осигурява същото високо ниво на ефикасност / ефективност – съответно и на успех.

Личната ефективност обичайно е резултат на добро управление на времето /time management/  в съчетание с доброто себепознание и себе-управление /self-management/.  От гледна точка на персоналното технологично усъвършенстване, технологиите могат да повлияят директно нашата ефикасност /напр. управление на времето/ – и чрез нея и ефективността ни. За себепознанието водещи са принципите на себеусъвършенстването – където технологиите рядко имат определяща роля. Или – казано по друг начин – една джаджа едва ли може да ни каже дали правим ‘правилните’ неща. Но може да ни подпомогне да ги правим.

Оригинално публикувано на perteos.net

PDA е абревиатура за Personal Digital Assistant – личен дигитален помощник. Традиционно, под това се разбира портабилен цифров органайзер с възможност за инсталиране на допълнителни приложения, но без телефонна част и вградена възможност за пренос на данни през мрежата на мобилен оператор, което ги отграничаваше от смартфоните. За първи PDA може да се разглежда Psion Organiser. Класически примери за такъв тип устройства са Psion 3xx / 5xx сериите; Apple Newton моделите;  Palm III / V / m / Tungsten / Zire и SONY Clie моделите; Windows Mobile устройства на Compaq / HP, Casio, Fujitsu, Dell и др.;  Sharp Zaurus сериите; etc. Терминът е използван за първи път от John Sculley  – тогавашен CEO на Apple – през 1992 г.

Определящи характеристики на PDA са тяхната портабилност и възможностите им за PIM /напр. календар, списък с бележки, адресна книга/. За разлика от електронните органайзери, PDA се отличават с наличието на операционна система, която да позволява разширяването на функционалността им чрез инсталиране на допълнителни приложения,  a често и с възможности за осъществяване на свързаност & синхронизиране на информацията. Почти всички PDA са с екран, чувствителен на натиск, и мнозинството от тях поддържат въвеждане със stylus.

С нарастването на достъпността и популярността на смартфоните, определението PDA започна да губи своята маркетингова стойност и понастоящем е изключение да се намери реклама за подобен тип устройство :/ При положение, че мнозинството функции на ‘класическия’ PDA понастоящем са интегрирани като възможности на смартфона, за мен PDA е по-всеобхватния и коректен термин, в чиито граници могат да се разглеждат и устройства като смартфони, таблети, UMPC, в определени случаи и лаптопи и разновидности.

В следващия пост ще разгледам трите основни качества на PDA – персоналeн & дигитален & асистент.

Принципът GIGO – Garbage In, Garbage Out – показва зависимостта между началните условия и крайните резултати. От гледна точка на PIM – той определя как, за да очакваме една система да бъде адекватна и оптимална за нашите цели – следва да въвеждаме адекватни данни.

Изначално, принципът е от програмирането, където обичайно се взимат мерки за съобразяването му. Като негов автор може да се разглежда Charles Babbage – създателят на първото програмируемо изчислително устройство – още през 1864 г. Популярността си GIGO принципът добива от дейността на George Fuechsel, инструктор от IBM, през 60-те години на миналия век. Впоследствие започва да се прилага във всевъзможни сфери и добива практически универсално приложение.

Буквално преведен, GIGO означава ‘боклук навътре, боклук навън’. Идеята е, че ако въведем некоректни данни /’боклук’/ – ще получим некоректни резултати – независимо колко ‘добра’ / ‘умна’ и ‘коректна’ е системата. Например, ако в полето за телефон на адресната ни книга въведем ЕГН, или 2014-11-23 – смартфона може да се очаква да набере номер 20141123. Или, ако в програмата за лични финанси въвеждаме само кешовите транзакции, но не и картовите /например/ – едва ли можем да очакваме да направим някакъв реален анализ ‘по пера’. Други примери за GIGO принципа в областта на PIM са:

# ‘Помнене’ вместо записване на събития / ангажименти в календара. В резултат може да се получи ангажиране на един и същ времеви интервал с повече от една активност. Или множество маловажни / кратки ангажименти да блокират времето за MIT.

# Множество средства за записки. Казус, с който лично се съобразявах отново наскоро, е използването на множество средства за водене на бележки. Изкушението да се пробва поредна програма или услуга за записки води до ‘разпръскване’ на информацията на множество места  – и “забравяне” на някои от тях, или прочистването им. Сега отново ги сведох до две – OneNote за PC-то, и DiddleBug за PDA-a.

# Не-водене / не-запазване на медицински изследвания и документация – и необходимост от повторната им направа или ограничаване на възможността за проследяването им във времето.

В заключение, GIGO принципа ни служи за напомняне, че една система за PIM е толкова ‘добра’ и ‘работеща за нас’, колкото ‘добри’ и адекватни данни и предоставим. И ако данните са ‘добри’ – може би ще го разглеждаме като ‘Good In, Good Out’ ;)

Научих се да медитирам през далечната 1999 година. Оттогава, на приливи и отливи, съм активна или по-малко, според обстоятелствата и възможностите да отделям време и да се погрижвам за себе си. Добрата новина при медитацията е, че веднъж след като се овладее, остава за цял живот като умение – нещо като карането на колело.

Неотдавна отново възстанових навика да медитирам веднъж дневно, като му намерих място в настоящото си ежедневие си (веднага след друго събитие, което обичайно е повторяемо при мен). И още след първите медитации започнах да “бера плодовете” на тази 20 минутна инвестиция в себе си.

В такива моменти обикновено се чудя “защо въобще нарушавам навика си да медитирам?, а също и “защо хората не медитират при всичките тези блага, които могат да получат от това действие?”

Тук ще споделя за тези блага – ако успеят да ви мотивират да опитате и да се научите, ще се радвам, защото наистина вярвам, че си струва усилието.

И така, какви са ефектите от медитирането:

  • Отпочиване – в деня, в който сте медитирали, след това се спи по-малко през нощта поне с 1 час, т.е. по-бързо се чувстваме “наспани”;
  • Разчупване на мисленето – по време на медитацията, а и след това, започват да ни хрумват идеи, които сякаш “изкачат” от подсъзнателното като често са интересни и нетрадиционни или са подсещащи за нещо, за което сме забравили, или пък пропуснали да видим;
  • Разрешаване на проблеми, събиране на идеи – ако преди медитирането се настроим с въпрос, обикновено до края на медитацията вече са ни хрумнали някакви идеи за разрешаването му;
  • Зареждане с топлина / “енергия” и чувство на спокойствие и благост – състояние, което, ако се полагат съзнателни усилия, може да се поддържа през целия ден след това;
  • Осъществяване на връзка с “вътрешното аз / вътрешния глас” – особено ценно е за интроверти, за които е ключово да остават насаме със себе си и “чуват” своите мисли, а при по-активен живот, това трудно се осигурява.

Това са благата, за които се сещам на първо четене. Ако ми хрумнат още, ще допълвам, но за мен и тези са повече от достатъчно, за да се научим да медитираме и след това да го практикуваме.

Ако се почувствате мотивирани, има много места, където могат да ви покажат как да медитирате. Лично аз се учих в Марков колеж. Там беше прието, че за да се стабилизира умението за медитиране, следва да го практикувате без прекъсване 20 дни сутрин и вечер. След това можете да напипате своето темпо за медитиране. При мен проработиха тези напътствия.

И 15 години по-късно все още съм щастлива, че се научих. Смятам, че медитирането е едно от нещата в живота ми, които наистина са си стрували.

Наскоро реших да започна да поставям целите си за седмицата на десктопа на основната ми PC-машина. Изглеждаше като нещо праволинейно и “лесно” – да се постави текст към работната площ. Очаквах, че някоя от многобройните програми от типа ‘Post-it notes’ ще го позволи безпроблемно. Е, оказах се в заблуждение – от вградената в Windows 7 “Sticky notes”, през няколко безплатни и платени продукта – никоя не “пожела” да стои перманентно на десктопа и да показва текста при натискане на WINkey+D.

Тогава се присетих за едно приложение, което използвах активно със Spiga-та – BgInfo. Това е продукт от категорията Sysinternals на Microsoft – една чудесна колекция от системни програми, които позволяват да се оптимизира и ‘задълбаят’ редица функции на Windows OS.  Обичайно се използва за представяне на системна информация – например IP адрес, host name, DNS server, etc. Програмата генерира bitmap файл, който включва избраната информация и оригиналното изображение на ‘тапета’ /wallpaper/ на десктопа, и заменя wallpaper-a. Поради това практически не изисква системни ресурси /освен когато се генерира bitmap изображението/, а самата програмка е с размер под 1 MB  и дори не изисква инсталация.

В случая използвах BgInfo да визуализира съдържанието на избран текстов файл /weekly_goals.txt/ . Беше нужно да създам ново ‘поле’ /’field’/: Fields -> Custom -> new -> Contents of a file -> избор на пътя до weekly_goals.txt. След това добавих /’add’/ новосъздаденото поле за визуализиране. Самият текст може да се форматира на базово ниво – позиция, тип, големина и цвят на шрифта, центриране. Когато завършите позиционирането и форматирането, натискате ОК и съдържанието на текстовия файл е интегрирано в тапета на десктопа ви. Накрая запазих конфигурацията /file -> save as/ като .bgi файл.

Но – какво да правим, ако съдържанието на текстовия файл се промени? Например ако маркирате някоя от целите като изпълнена или ако ги актуализирате за следващата седмица? Обичайно, BgInfo не предлага възможност за автоматично обновяване на информацията. Някои деривати на програмата го позволяват, но дали няма и по-‘праволинейно’ и лесно решение? Има – с вградения Windows Task Scheduler. Това, което направих, бе създаването на нов task, който да се изпълнява ‘On workstation unlock’. Като ‘условие за изпълнение’ /trigger/ можете да го конфигурирате да бъде ежедневно / ежеседмично / etc . Като действие /’action’/ зададох изпълнението на създадения с BgInfo .bgi файл. По този начин всеки път като си отворя лаптопа и въведа паролата си, текста на десктопа се актуализира с актуалното съдържание на файла.

Основните преимущества на описаното решение са две. Първото е, че се работи с ‘чист’ текстов файл, който може да се редактира с произволна, предпочитана текстообработваща програма. Второто е, че практически не се изискват системни ресурси. Резултатът изцяло отговори на очакванията ми. Надявам се да бъде полезно и за вас.

Когато имате малки деца, сънят през деня е случаи ежедневие. Това са един или два часа, в които настава тишина вкъщи. Но не винаги това означава, че можете да правите със себе си каквото искате през тези часове. При мен, например, често първите 30-40 минути се налагаше да лежа неподвижно. Когато бях уморена, това беше идеален момент за кратък сън, но когато се чувствах свежа, да лежа без да правя нищо бе като наказание. Подобна неподвижност се очакваше и всяка вечер след приспиване.

В такъв момент на помощ ми дойде една много добра джаджа (Samsung Galaxy Note N7000), която SAS ми осигури. Тук ще изброя какво установих, че мога да правя с нея, докато лежа:

  • Четене на книги;
  • Гледане на филми (в повечето случаи такива със субтитри, за да избегна слагането на слушалки, или пускането на звук);
  • Вписване на бележки (джаджата си има и писалка) – всякакви хрумки, които ме сполетяват понякога, както и неща, за които си напомням цял ден, но нямам време да отбележа някъде и да ги “извадя” от оперативната си памет, също идеи за децата, за промени, за заглавия на постове :) ;
  • Попълване на женския календар – въвеждане на данни в него, както и преглеждане на бъдещи събития, анализ на минали (какво става с цикъла, посещения при доктори, интимна активност и т.н.);
  • Слушане на музика или на приказки;
  • Разглеждане на снимки (много нежно се настройва човек, ако докато си лежи до децата, разглежда снимки от началото на живота им и си припомня как всичко е започнало);
  • Комуникиране с някой извън стаята, в която съм – например писане по скайп.

Ето и какво най-вече ми харесва в джаджата:

  • Лекичка и много тънка – мога да я пъхна под възглавницата и да я скрия от погледа на децата. В нея могат да се поберат много книги, бележки и т.н. – представете си леглото отрупано с хартиени книги или тефтери с химикалки – дали би останало нещо, след като детето е наблизо;
  • Хубав екран за гледане на филми – ярки цветове, чиста картина. Удоволствие да се гледа някой филм от мен или да пусна някоя анимация на децата;
  • Управлението с пръсти много ме улеснява, особено като съм легнала и ползвам една ръка;
  • Дръжката за хващане (тя е част от калъфа) – понякога облягам джаджата на леглото и така гледам/чета, а друг път вдигам ръка перпендикулярно на леглото, използвайки дръжката;
  • Добрият звук също е предимство – преди заспиване пускам на децата детски приказки или успокояваща музика, а сутрин ги събуждам с приповдигаща музика;
  • Заключена се оказа чудесно забавление и инструмент за отвличане вниманието на децата – хем свети, хем не може да се влезе “навътре”, ако не се изрисува паролата;
  • При мен е през цялото време, т.е. командният пункт на музика, приказки и т.н. е под ръка – ако искам да намаля, да спра или да сменя нещо – не се налага да мърдам / да ставам от леглото, както би било, ако ползвам за целта лаптоп, касетофон и т.н.

SAS ще се изкаже и професионално за “Галаксито”, както си го наричам накратко, така че това е от мен. В заключение мога само да кажа, че джаджата за мами се оказа много подходящо за мен като майка и съм му благодарна за точния избор.

Уважавам сър Кен Робинсън още от първия клип, който гледах с негова презентация пред ТЕД 2006 година. Очаровах се от личността му – чувството за хумор, будността, личната сила. Тематиката също ме заинтригува – образование, промени, креативност.

Неотдавна попаднах на едно негово интервю, от което разбрах, че е издал книга, подпомагаща процеса на откриване на талантите ни. В самото интервю също дава насоки, затова с удоволствие го публикувам тук след любителски превод от английски (и SAS помогна). Допълнителен мотив е и това, че в отговорите му откривам потвърждение на начина, по който мисля и действам при водене на кариерни проекти в Кареа.

Тук ще откриете оригинала. Ето го и интервюто:

Сър Кен Робинсън: Как да откриете своите таланти?

Разговарям със сър Кен Робинсън за това как професионалистите могат да открият техните вътрешни таланти и страсти. Робинсън е международно признат лидер в развиването на творчески, иновативни и човешки ресурси в образованието и бизнеса. Неговите презентации на конференциите ТЕД през 2006 и 2010 са гледани повече от 25 милиона пъти и са видяни от около 250 милиона хора от 150 страни. Той е автор на The Element (Елементът – издателство ROI Communication), Out of Our Minds и неговата най-нова книга, наречена Finding Your Element: How to Discover Your Talents and Passions and Transform Your Life.

В това интервю говорим за това как да идентифицираме нашите уникални таланти и страсти; какво да правим, ако изпитваме страст в нещо, в което не сме добри; защо не всеки може да си изкарва прахраната си правейки това, което харесва; и за още неща.

Как хората определят своите уникални таланти и страсти? По случайност ли се случва това? Дали ще открием талантите и страстите си отчасти е въпрос на възможност. Ако някой никога не е плавал; хващал някакъв инструмент; опитвал да обучава или да пише художествена литература; как ще разбере, че има талант да извършва някое от тези неща? Човешките заложби са като природните ресурси – често са заровени под повърхността и е необходимо да се положат усилия, за да се открият. Книгата Finding Your Element включва съвети, насоки и практически упражнения, подпомагащи търсенето да се случва съзнателно и систематично.

Какво се случва, ако страстта ни не е в нещо, в което сме добри? Елементът е там, където естествените ни таланти се припокриват с личните ни страсти. За да сме в елемента си, не е достатъчно да правим нещо, в което сме добри. Много хора са добри в нещо, което не им доставя удоволствие. За да сме в Елемента си, следва да обичаме това, което правим: ако е така, то никога повече няма да “работим” отново. Страстта е двигателят на постиженията във всички области. Някои хора обичат неща, в които си мислят, че не са добри. Това може да е защото подценяват талантите си или защото не са започнали да ползват и развиват талантите си. Във всеки случай, много по-надалеч може да се отиде със силна страст и по-умерен талант, отколкото с изявен талант, но с малко ентусиазъм.

Смятате ли, че е реалистично всеки да може да превърне страстта си в своя работа и да получи удовлетворение в живота? Някои хора могат да се прехранват бидейки в своя Елемент. Някои не могат, а други и не искат. Откриването на Елемента не е въпрос само на това как да се изкарват пари: по-скоро е въпрос на това какъв живот имаме и дали като цяло го приемаме за смислен и удовлетворителен. Дали можем или не можем, или пък не искаме да изкарваме прехраната си бидейки в своя Елемент, ние дължим на себе си осигуряването на възможност поне част от времето през деня или седмично да правим неща, които най-естествено ни се отдават и ни карат да се чувстваме истински и в центъра си.

При тази неблагоприятна икономическа ситуация, как добивате увереност за да преследвате мечтите си? Както вече казах, да бъдеш в Елемента си е по-скоро призвание, отколкото професия (работа). Това опира до нас и до нашите специфични обстоятелства. Всички сме уникални и всеки живот е различен. Никой друг няма нашето резюме (CV). Човешките същества притежават невероятни възможности за творчество и въображение. Ние създаваме живота си, а можем също и да го пресъздаваме. Във време на икономически спад и несигурност, е по-важно от всякога да се вгледаме дълбоко в себе си, да изберем живота, който наистина искаме да имаме и талантите и страстите, които могат да го направят възможен.

Кои са Вашите три главни кариерни съвета? Първо, животът не е линеен. Това, което правите сега, или сте правили в миналото, не е задължително да определя това, което ще правите и в бъдеще. Книгата Finding Your Element е пълна с истории и примери за хора, които са направили често драматични и изненадващи промени в посоката на живота си, в името на това да бъдат в Елемента си.

Второ, парите не са гарант за щастие. Всички ние се нуждаем от пари, достатъчни за това да живеем и да се грижим за тези, които зависят от нас. Но и изследванията и опита потвърждават, че няма пряка връзка между богатството и щастието. Щастието, ако това искаме, е духовно състояние, а не материално. То идва от усещането за реализираност, от чувството за цел и лична уникалност.

Трето, най-важните препятствия за откриването на нашия Елемент са по-скоро вътре в нас. Може да се притесняваме от мнението на другите или, че ще се провалим и ще изглеждаме като глупаци. Откриването на Елемента ни може да изисква смелост, но това е така при всички заслужаващи си постижения.

Това беше интервюто. Надявам се, че е събудил въпроси във вас, а и, че е дал някои отговори с това интервю. Лично аз ще се запозная с книгата му скоро и вероятно тогава също ще има какво да споделям.

съвместна публикация с блога на Кареа.

Когато говорим за PIM, от определящо значение е разбирането ни за ‘информация’. В този пост ще представя използваните от мен определения за данни, информация и знание и ще разгледам взаимовръзката между тях.

данните
сa символи /например думи, цифри или изображения/, обикновено структурирани, и понякога превърнати в съдържание или факти. Данните са също така потенциални източници на информация, които не ни касаят пряко и които нямат значение или стойност за нас. От тази гледна точка, например мнозинството новини са данни. Съдържанието на дадена книга, преди да бъде прочетена, също е данни. Новият брой на конгоанското издание на ‘практични съвети’ също няма значение за нас – и независимо, че там може да са представени актуални / достоверни / стойностни факти – дори и да знаем, че съществува – за нас това биха били данни. От тази гледна точка, когато се говори за експоненциалното нарастване на данните / информацията / знанието  /според гледната точка или степента на познаване на обсъжданата сфера/ в последните години или десетилетия – това най-често се отнася за данните.

информацията е данни, които имат значение за нас, или които избираме да бъдат от значение за нас. В един по-общ смисъл информацията е съобщение, което се предава. Тогава, ако ние приемаме това съобщение /или данни/, то се превръща в информация за нас.  От тази гледна точка, информация са новините, които следим. Или прочетените книга / списание. За разлика от данните, чиито обем може да нараства практически неограничено, информацията е ограничена от нашите възможности и желание да я асимилираме.

Като още по-високо ниво на абстракция в тази последователност е

знанието. В използваната схема, знанието е синтезирана, осмислена и осъзната информация. Това включва теоретично и практическо разбиране на дадената тема. Ето защо обема на знание, който можем да придобием, е значително по-малък от този на информацията. Например информацията, която сме осмислили от дадена прочетена книга, и която можем да приложим практически, е знанието, което сме добили от нея.

При този подход знанието е лично, без да е задължително универсално, доколкото това, което може да е знание за един, би могло да е информация или данни за друг. Също така, знанието, базирано на информация, е само една от неговите разновидности. И знанието в най-малка степен може да се управлява с една система за PIM.

MIT /most important tasks или в буквален превод ‘най-важните задачи’/ са избраните от вас, основни задачи за деня, които биха ви донесли най-голямо удовлетворение след завършването им, и които определят разпределението на времето. Или – това са важните за вас неща, които искате да се реализират в дадения ден. За мен техният брой е сведен до максимум три. В зависимост от вашето усещане и това, което “работи” за вас, те може да са повече, или по-малко  – например една. Идеята е базирана на концепцията за ‘големите камъни‘ и е чудесно описана от Leo Babauta.

Някои от отличителните характеристики на MIT са:
# свързани с дълго- или средно-срочна цел Определяща характеристика на MIT, е че мнозинството от тях са свързани с дълго- или средно-срочните ни цели. Като “златно правило” това се отнася поне за една от тях, обичайно – за две. Това ги отграничава от краткосрочните / ‘злободневни’ задачи, които обичайно доминират като брой, но са с по-ниска значимост.

# разпределят се първи при планиране на времето Като ‘big rocks’ времето за тези задачи следва да бъде планирано приоритетно. Ето защо, ако планирате деня си – MIT се разпределят преди останалите ангажименти. По този начин намалявате възможността ‘малките камъни’ и ‘пясъка’ да заемат прекалено много от времето ви.

# една от тях заема основна част от личното активно време Като ангажименти, свързани със значими за нас цели, за някоя от MIT се посвещава онази част от личното ни време, когато се чувстваме най-ползотворни и в ‘свои води’. За много хора, включително и за мен, това обикновено е сутрин, преди началото на работното ежедневие, макар че преди години беше късно вечер.

# MIT е и социален ангажимент В някои от дните MIT може да бъде времето посветено на ‘значимите други’ – роднини или приятели / близки, като изключение – бизнес-срещи /ако са свързани с не-краткосрочните ни цели/. Тук отново определящо е дали считаме, че дадената среща ще ни донесе удовлетворение за значим период напред във времето – тоест, да не остане само бирата ;)

Повече идеи за MIT можете да откриете на LifeHacker или ZenHabits.

Едно от задължителните изисквания, обсъждани при избора на програми за управление на календара или списъка със задачи, е поддръжката на категории.

Кои са използваните от мен категории, и какъв тип ангажименти /календарни събития и задачи/ се включва във всяка от тях:

# *** = prof1 – ангажименти, свързани с професионална сфера на дейност 1. Това са дейности, за чието извършване е необходим само моят принос, тоест не зависят от действията на други хора. Също така, ангажиментите в тази категория се извършват само при физическото присъствие на ‘работното място’. Примери са: работа с клиенти, подготовка на документация, служебна кореспонденция, изследователска дейност и т.н.
# ***= prof2 – ангажименти, свързани с професионална сфера на дейност 2. Отново – дейности, за чието извършване е необходим само моят принос. При тях, обаче, физическото място на извършването им няма значение. Примери са: консултации, обработка на записи от срещи, кореспонденция и др.
# computer – ангажименти, които са свързани с работа на компютър, но не са свързани с професионални сфери на дейност 1 & 2. Тук се включват: обработката на лични документи (напр. PIM, текстови файлове, снимки);  личната e-mail и IM кореспонденция; онлайн ангажименти като участие във форуми или публикации /напр. в този блог :) /; други професионални ангажименти, изискващи работа на компютър; системната поддръжка на компютърната техника на мен и близките ми; архивирането и т.н.
# *** = дом – ангажименти, свързани с поддръжката на дома, които изискват физически да бъда в него – например: подреждане, почистване, грижи за домашните любимци, etc.
# днес / asap – ангажименти, които имат определено време или е желателно да бъдат извършени възможно най-скоро, и които не принадлежат към някоя от горните категории. Типични примери са: тел. разговори, лични срещи, материали за четене, филми за гледане, пътувания и т.н. Това е най-’голямата’ и най-често допълвана категория – но като принцип – събитията в нея са с по-нисък приоритет от принадлежащите към изброените по-горе категории.

# business – професионални / бизнес ангажименти с други хора, чието извършване зависи не само от моя принос. Тук се включват срещите на живо, които не са с близки или приятели. Също така се отнасят и договорени / делегирани задачи с хора извън семейния и колегиалния кръг. Типични примери са работни срещи, или предстоящи плащания / застрахователни вноски.
# others – ангажименти на семейство, близки и колеги, които имат отношение към моята заетост. Типични примери са срокове на делегирани задачи или пътувания / отпуски на колеги.
# Светле – ангажименти на Светле,  които имат отношение към моята заетост.

# reference – събития, които могат да имат значима справочна стойност за дълъг период от време. Това са основно събития с медицинска или застрахователна информация. Причината да бъдат обособени в отделна категория, е за по-лесното избягване на архивирането им, тоест те остават в основния календар при ‘прочистването’ му.
# unfiled – събития без категория. Използвам я над 10 години най-вече за ’мисъл-на-деня’ / записи тип ‘дневник’, при които наличието на основна и универсална категория улеснява запазването и преглеждането на записите и след ‘прочистване’ на календара, независимо от ползваното устройство.
# personal – друга категория, останала от ранните години на ползване на Palm. В нея се включват записи от днес / asap, които не искам да бъдат архивирани – най-често събития, имащи значение за личностното ми развитие, както и пътешествия.

Това са използваните понастоящем от мен категории. Някои от тях са ‘останки’ от ранните периоди на ползване на Palm, мнозинството – практически неизменни във времето, и някои – обособили се като нужда в последните години. Ще се радвам да споделите в коментарите своите начини за категоризиране на календарните събития и задачите.

Изборът на средство за управление на задачите е втори важен елемент на системата за PIM. В настоящия пост ще разгледам основните изисквания според мен към програмите /или услугите / за  управление на този тип информация

# следващо действие / next action – задължително условие /като потребител, повлиян от GtD/ е възможността за залагане на ‘следващи действия’, което обичайно изисква поддръжката на под-нива /дървовидна структура/ на записите;
# тагове / ключови думи / икони – второ задължително условие е програмата да поддържа задаването на ‘ключови думи’ / тагове и/или икони за конкретен запис. Това позволява разнообразното групиране на задачите и обсъжданото по-долу филтриране . В предпочитания вариант, използваната база от ‘ключови думи’ / икони е обща с тази на програмата за управление на календара.
# взаимовръзка с /link-ване към/ календара – желателно е програмата за списъка със задачите да позволява link-ване /осъществяване на директна връзка/ на записите към програмата за управление на календара (ако са различни). В идеалния вариант това е ситуацията с интегриран календар.
# филтриране по следващи действия – за пълнофункцоналното прилагане на GtD е необходимо програмата да позволява изглед, при който са представени само следващите действия от списъка със задачи  и проекти;
# филтриране по крайна дата / приоритет / икони / ключови думи – задължително условие е да има възможност за филтриране на записите по определени критерии – например крайна дата за изпълнение на задачата, срок за завършване на задачата, ключова дума или по икони;
# сортиране по  крайна дата / приоритет / икони / ключови думи – аналогично, задължително е програмата да позволява сортиране на записите по изброените по-горе критерии;
# категории – едно от по-масово срещаните изисквания е да има поддръжка на категории на записите. Едновременно с това, ако приложението позволява използване на ключови думи / тагове – необходимостта от категории практически отпада.
# експорт към универсални формати – желателно е програмата да позволява експортирането на избрани записи към ‘стандартни’ формати като txt, html или csv
# import – отлична характеристика е възможността за импортиране на данни от стандартен тип файлове, например txt или csv;
# комфорт / удоволствие за работа – както при всяка ползвана програма, важно изискване за пълноценното и ползване е работата с нея да бъде приятна и комфортна.
# и други – индивидуализирани изгледи, повтаряемост, аларми, синхронизиране с уеб-услуги / десктоп приложения

Вие на база на какви критерии избирате програма за управление на задачите? Очакваме мненията ви в коментарите.

Избирането на средство за управление на календара е основен момент при изграждане на система за PIM. Традиционно се разглеждат две основни алтернативи – хартиени или електронни средства за ползване на календарна информация. В настоящия пост ще разгледам критериите си при разглеждане на приложенията /електронните средства/ за управление на календара.

задължителни условия:
# категории – възможност за разделяне на събитията в зависимост от предварително определени общи критерии. Типични примери са ‘вкъщи’ / ‘на работа’, ‘лични’ / ‘работни’, @calls / @computer / @read/review / etc;
# интегрирани задачи;
# възможност за въвеждане на събития с точност до минута;
# стандартни възможности за повтаряемост на събитията – като минимум – произволен дневен, седмичен или месечен интервал;
# стандартни възможности за настройване на аларми – произволни минути / часове / дни преди събитието, както и ‘отлагане’ (‘snooze’) на алармата;
# индивидуализирани изгледи – възможността да се отграничават събития в отделен ‘изглед’, съобразно избрани от потребителя критерии. Обичайни примери са изглед с филтрирани категории (като селекция без ‘лични’ / ‘вкъщи’ / etc в работно време) или с филтриране по икони (като записи от различни категории, но с еднаква икона).
# комфорт / удоволствие за работа – както всяко средство, използвано регулярно – за да се употребява системно е нужно то да ни доставя удовлетворение, и да ни е приятно да го използваме.

желани възможности:
# разширени възможности за повтаряемост на събитията – напр. “всяка трета седмица” / “последния петък на месеца” / “3 месеца след маркиране на събитието като извършено”;
# разширени възможности за настройване на аларми – например повече от една аларма за дадено събитие или изключване на дни от седмицата, в които се активира алармата;
# възможности за създаване на връзки към други приложения и/или файлове – например към дадена бележка / запис в адресната книга, или към документ със свързана информация;
# възможност за създаване “плаващи” събития;
# поддръжка на икони;
# възможност за предварително уведомяване в календара.

Описаните критерии са основните фактори при оценката ми на дадено приложение за управление на календара. Те са допълвани с времето, и едновременно с това – преминали неговата проверка. Ще споделите ли своите ;-?)

В романа “Въоръжени мъже”, Тери Пратчет споделя една теория, която истински ни допадна като разсъждение и на мен, и на SAS. Ще го цитирам тук, може да се окажем повече вярващите в нея.

“Като малък Сам Ваймс си мислеше, че много богатите се тъпчат до пръсване от златни чинии и че живеят в мраморни къщи. А научи нещо ново: много, ама много богатите можеха да си позволят да бъдат бедни. Сибил Рамкин живееше в онзи вид бедност, който е достъпен само за много богатите, бедност, достигната от другата страна.

Жените, които бяха просто богати, спестяваха и си купуваха рокли от коприна, обточени с дантела и перли, но Лейди Рамкин беше толкова богата, че можеше да си позволи да топурка из къщата в гумени ботуши и вълнена пола, които са принадлежали на майка й. Тя беше толкова богата, че можеше да си позволи да живее на бисквити и сандвичи със сирене. Беше толкова богата, че живееше в три стаи от трийсет и четирите на резиденцията си. Останалите бяха пълни с много скъпи и много стари мебели, загърнати в покривки срещу прах.

Причината, поради която богатите бяха толкова богати, разсъждаваше Ваймс, беше, че те съумяваха да харчат по-малко пари.

Да вземем ботушите, например. Той печелеше по трийсет и осем долара месечно плюс добавките. Един наистина добър чифт кожени ботуши струваше петдесет долара. Но един чифт ботуши, който той можеше да си позволи и който горе-долу ставаше за сезон-два и после протичаше като в ада, когато мукавата сдадеше багажа, струваше около десет долара. Точно от тези ботуши си купуваше винаги Ваймс и ги носеше, докато подметките не изтънееха дотолкова, че можеше да определи къде точно в Анкх-Морпорк се намира в някоя мъглива нощ само по формата на паветата.

Но работата беше там, че добрите ботуши издържаха с години. Човек, който можеше да си позволи да плати петдесет долара, имаше ботуши, дето и след десет години да му държат краката сухи, докато беднякът, който можеше да си позволи само евтини ботуши, щеше да е похарчил стотици долари за ботуши за същото време и краката му пак щяха да са си мокри.

Това беше „Ботушената“ теория на Капитан Самюел Ваймс за социално-икономическото неравенство.”

Какво ще кажете? Правя само уговорката, че под “скъпи вещи”, Пратчет има предвид качествените стоки, които имат и съответната добра цена. Тук не се включват онези  стоки с изкуствено завишени цени, които сякаш ни казват “само богаташ може да си ме позволи” и към които се насочват хората, които искат да почувстват и преживеят богатството си. Качеството на стоката в тези случаи няма значение. Важен е нейният имидж, престиж и статус.

Преди да завърша, ще цитирам още нещо на Тери Пратчет от друг негов роман – “Истината”: “Понякога стъклото засенчва диамантите, защото за разлика от тях има какво да доказва.” Сигурно вече разбирате защо със SAS толкова харесваме този автор.

Едно от големите преимущества на ползването на мобилните технологии за мен е възможността да се автоматизират и превърнат в навик редица ежедневни дейности. За целите на този пост ще приема определение за навик като ‘онова, което върша регулярно, без ментални усилия и без да е в to-do списъкa ми’. Тоест навикът – за добро и за лошо – ни позволява да правим нещата, без да изисква мислене. Навик е да вървим. Навик може да е да вземем душ сутрин. Или вечер. Навик е да си мием ръцете. Навик е и да дишаме.

Как могат мобилните технологии да превърнат дадена дейност в навик? Чрез автоматизирането и елиминиране на нуждата да влагаме умствена енергия за  извършването й. В зависимост от дейностите, с които се занимавате, е вероятно да има различни възможности за автоматизирането им, но ето някои популярни примери:
създаването на събитие в календара – като повтарящи се или свързани събития.  Повтарящите се събития позволяват създаването на множество записи в календара на определен интервал – например ежемесечно, ежедневно или ежегодно. Те са възможни с практически всяко електронно календарно приложение. Полезна тяхна разновидност са ‘свързаните’ събития (reschedule repeat floating event / task from actual checkoff date в PimliCal), при които новият запис се генерира само след маркиране на съществуващо събитие като ‘завършено’. Този вид автоматизация може да се използва за напомняне за ежемесечни плащания, напомняне на годишнини, системна поддръжка и всякакви подобни повтаряеми събития.
# проверката на / нотификацията за e-mail – типичен пример за автоматизиране на рутинна дейност е автоматичната проверка за наличие на електронна поща. Ако услугата за ел. поща /напр. Gmail/ поддържа протоколи като POP, IMAP, EAS и др., имаме възможност в избрани от нас време или интервал да бъдем уведомявани за наличие на нови писма. Това практически елиминира необходимостта да помним да проверим ръчно електронната си поща / пощи.
# ‘свалянето’ на новини / статии за четене – все по-популярна вариация на автоматизацията с използване на мобилни технологии е автоматичното ‘сваляне’ на новини / статии / подкастове или дори музикално и видео-съдържание. От любимите Plucker и iSilo до популярните понастоящем Google Reader, Pulse, podcatcher-и и т.н. – възможностите за изтеглянето на съдържание в избрани от нас време или интервал позволява то автоматично да ни бъде достъпно.

Други примери за автоматизиране на дадена дейност чрез ползването на мобилни технологии включват въвеждането на периодични плащания, записването на телефонни разговори с определени номера, звуковите аларми при дадено събитие и т.н.

Вие как използвате мобилните технологии за създаване на навици? Очакваме коментарите ви!

Използването на пълнофункционални програми за управление на личната информация (като PimliCal / DateBk, PocketInformant, Resco IDguard, Natara products, etc.), дава възможност за интегрирането на икони в нашата система за PIM. Иконите са графични изображения с малък размер, които се асоциират с и визуализират до даден запис. Най-често са колекции от предварително подбрани графики – например за различни активности, места, хобита, храни, служебни символи, фирмени знаци и т.н. С някои приложения – например IconManager за PalmOS  – е възможно и създаването на собствени икони.

Използването на икони в програма за PIM има редица преимущества, сред които най-важните са:

# индивидуализиране – иконите позволяват по-лесно  разграничаване на записи от една и съща категория. Например, ако в програмата за управление на финансите имаме категория ‘храна’, с използването на икони можем да диференцираме записи като ‘зеленчуци’ / ‘плодове’ / ‘меса’ / ‘напитки’ и т.н. В програмата за управление на проектите е възможно да назначим икона към дадена задача в зависимост от мястото, където следва да бъде извършена, или човека, отговорен за нейното изпълнение. По този начин можем да индивидуализираме отделните записи.

# визуално ориентиране – второ съществено преимущество на използването на икони е визуализирането на информацията, когато на относително малка площ следва да се представят сравнително голям обем данни. Типичен пример е разглеждането на многоседмичен / месечен график на екрана на мобилно устройство. Ако се използва текстово представяне на информацията, вероятно ще бъде или с твърде малък шрифт, или без възможност да се визуализират всички записи. Използването на икони позволява представянето на повече събития на същата площ и улеснява ориентирането сред изобилието от информация.

# филтриране – третото основно преимущество на използване на икони е възможността за филтриране на информацията. Отново в програмата за управление на календарната информация, това позволява отделянето на всички събития, на които е зададена съответната икона, независимо от категорията / времевия период, в които се намират. Такива събития могат да бъдат свързани например с дадена активност, с определено място, или с конкретен клиент. Аналогично, в приложението за съхранение на поверителна информация – можем да разграничим записите в категорията ‘финансови’ на банкови сметки / дебитни & кредитни карти / web-logins и др. Това улеснява намирането на информация и последващата и оценка.

Посочените преимущества и примери показват ползите от използването на икони в система за PIM. Надявам се да бъдат от полза и за вас!