Archive for the ‘Управление на времето’ Category

В предишния пост представих определение за PDA и разгледах основните му характеристики. Сега ще обсъдя и определящите му качества като Personal Digital Assistant – личен дигитален помощник.

# personal / личен Определящ аспект на PDA e ‘персоналния’ му статус. Устройството е ‘наше’, следва да да го възприемаме като ‘свое’ – и това да ни харесва. Доколкото основната функция на PDA е да осигурява достъп до личната ни информация – било локално, било отдалечено – то е очаквано да желаем да му я предоставим. За целта следва да “ни е под ръка” и always on /’готово за работа’/. Това изисква да е достатъчно компактно и преносимо /според приемливите за нас критерии/ и да изисква минимално време за ‘събуждане’. Ето защо, обичайно лаптопите обичайно не могат да изпълняват ролята на PDA. Също така, устройството следва да осигурява ниво на поверителност на информацията и да приемаме, че можем да ограничим физическия и отдалечения достъп до него. По този начин PDA става ‘личен’ и “част от нас”.

# digital / дигитален Втори аспект на PDA е, че съхранява и осигурява информация в дигитална форма. Това е еволюцията на традиционния хартиен бележник или органайзер, който може да бъде също толкова ‘personal’ и ‘assistant’. PDA, обаче, работи с електронна информация. Това осигурява няколко значими преимущества спрямо хартиените носители. На първо място е обемът информация, който може да се съхранява и ползва от вещ с аналогични физически размери. При това може да се комбинира информация от различни източници – освен текст и снимки, също и аудио и видео съдържание. Бивайки цифрова, информацията е лесно да се мултиплицира – например с цел архивиране, или синхронизиране. Това от своя страна, позволява по-голямата достъпност и повишаване сигурността на информацията.

# assistant / помощник Третата определяща характеристика на PDA е функцията му на ‘асистент’. По подразбиране устройството ни служи /а не ние на него ;)/ и ни подпомага. Въпреки изкушението да го донастройваме още и още, или да тестваме нови и нови приложения – ако това е най-честата му употреба – то е още ‘играчка’, не и PDA. При реално ползване като PDA, устройството може да извършва редица дейности вместо нас. Типични примери са: да калкулира финанси; да визуализира календара и показва ангажименти / свободни времеви интервали; да намира информация и да предоставя лесно достъп до информация по ключови думи; да разпределя входящата информация – напр. от e-mail; или да ни напомня и сигнализира за определени събития. Тоест, поема рутинни, повтаряеми, неизискващи обмисляне задачи. От PDA не се допуска да взема решения, да прави избори или да оценява възможности – а да ни подпомага да го правим. Или – ако перефразирам Christian Lange – “It is a useful servant, but a dangerous master.”

PDA е абревиатура за Personal Digital Assistant – личен дигитален помощник. Традиционно, под това се разбира портабилен цифров органайзер с възможност за инсталиране на допълнителни приложения, но без телефонна част и вградена възможност за пренос на данни през мрежата на мобилен оператор, което ги отграничаваше от смартфоните. За първи PDA може да се разглежда Psion Organiser. Класически примери за такъв тип устройства са Psion 3xx / 5xx сериите; Apple Newton моделите;  Palm III / V / m / Tungsten / Zire и SONY Clie моделите; Windows Mobile устройства на Compaq / HP, Casio, Fujitsu, Dell и др.;  Sharp Zaurus сериите; etc. Терминът е използван за първи път от John Sculley  – тогавашен CEO на Apple – през 1992 г.

Определящи характеристики на PDA са тяхната портабилност и възможностите им за PIM /напр. календар, списък с бележки, адресна книга/. За разлика от електронните органайзери, PDA се отличават с наличието на операционна система, която да позволява разширяването на функционалността им чрез инсталиране на допълнителни приложения,  a често и с възможности за осъществяване на свързаност & синхронизиране на информацията. Почти всички PDA са с екран, чувствителен на натиск, и мнозинството от тях поддържат въвеждане със stylus.

С нарастването на достъпността и популярността на смартфоните, определението PDA започна да губи своята маркетингова стойност и понастоящем е изключение да се намери реклама за подобен тип устройство :/ При положение, че мнозинството функции на ‘класическия’ PDA понастоящем са интегрирани като възможности на смартфона, за мен PDA е по-всеобхватния и коректен термин, в чиито граници могат да се разглеждат и устройства като смартфони, таблети, UMPC, в определени случаи и лаптопи и разновидности.

В следващия пост ще разгледам трите основни качества на PDA – персоналeн & дигитален & асистент.

Принципът GIGO – Garbage In, Garbage Out – показва зависимостта между началните условия и крайните резултати. От гледна точка на PIM – той определя как, за да очакваме една система да бъде адекватна и оптимална за нашите цели – следва да въвеждаме адекватни данни.

Изначално, принципът е от програмирането, където обичайно се взимат мерки за съобразяването му. Като негов автор може да се разглежда Charles Babbage – създателят на първото програмируемо изчислително устройство – още през 1864 г. Популярността си GIGO принципът добива от дейността на George Fuechsel, инструктор от IBM, през 60-те години на миналия век. Впоследствие започва да се прилага във всевъзможни сфери и добива практически универсално приложение.

Буквално преведен, GIGO означава ‘боклук навътре, боклук навън’. Идеята е, че ако въведем некоректни данни /’боклук’/ – ще получим некоректни резултати – независимо колко ‘добра’ / ‘умна’ и ‘коректна’ е системата. Например, ако в полето за телефон на адресната ни книга въведем ЕГН, или 2014-11-23 – смартфона може да се очаква да набере номер 20141123. Или, ако в програмата за лични финанси въвеждаме само кешовите транзакции, но не и картовите /например/ – едва ли можем да очакваме да направим някакъв реален анализ ‘по пера’. Други примери за GIGO принципа в областта на PIM са:

# ‘Помнене’ вместо записване на събития / ангажименти в календара. В резултат може да се получи ангажиране на един и същ времеви интервал с повече от една активност. Или множество маловажни / кратки ангажименти да блокират времето за MIT.

# Множество средства за записки. Казус, с който лично се съобразявах отново наскоро, е използването на множество средства за водене на бележки. Изкушението да се пробва поредна програма или услуга за записки води до ‘разпръскване’ на информацията на множество места  – и “забравяне” на някои от тях, или прочистването им. Сега отново ги сведох до две – OneNote за PC-то, и DiddleBug за PDA-a.

# Не-водене / не-запазване на медицински изследвания и документация – и необходимост от повторната им направа или ограничаване на възможността за проследяването им във времето.

В заключение, GIGO принципа ни служи за напомняне, че една система за PIM е толкова ‘добра’ и ‘работеща за нас’, колкото ‘добри’ и адекватни данни и предоставим. И ако данните са ‘добри’ – може би ще го разглеждаме като ‘Good In, Good Out’ ;)

Когато имате малки деца, сънят през деня е случаи ежедневие. Това са един или два часа, в които настава тишина вкъщи. Но не винаги това означава, че можете да правите със себе си каквото искате през тези часове. При мен, например, често първите 30-40 минути се налагаше да лежа неподвижно. Когато бях уморена, това беше идеален момент за кратък сън, но когато се чувствах свежа, да лежа без да правя нищо бе като наказание. Подобна неподвижност се очакваше и всяка вечер след приспиване.

В такъв момент на помощ ми дойде една много добра джаджа (Samsung Galaxy Note N7000), която SAS ми осигури. Тук ще изброя какво установих, че мога да правя с нея, докато лежа:

  • Четене на книги;
  • Гледане на филми (в повечето случаи такива със субтитри, за да избегна слагането на слушалки, или пускането на звук);
  • Вписване на бележки (джаджата си има и писалка) – всякакви хрумки, които ме сполетяват понякога, както и неща, за които си напомням цял ден, но нямам време да отбележа някъде и да ги “извадя” от оперативната си памет, също идеи за децата, за промени, за заглавия на постове :) ;
  • Попълване на женския календар – въвеждане на данни в него, както и преглеждане на бъдещи събития, анализ на минали (какво става с цикъла, посещения при доктори, интимна активност и т.н.);
  • Слушане на музика или на приказки;
  • Разглеждане на снимки (много нежно се настройва човек, ако докато си лежи до децата, разглежда снимки от началото на живота им и си припомня как всичко е започнало);
  • Комуникиране с някой извън стаята, в която съм – например писане по скайп.

Ето и какво най-вече ми харесва в джаджата:

  • Лекичка и много тънка – мога да я пъхна под възглавницата и да я скрия от погледа на децата. В нея могат да се поберат много книги, бележки и т.н. – представете си леглото отрупано с хартиени книги или тефтери с химикалки – дали би останало нещо, след като детето е наблизо;
  • Хубав екран за гледане на филми – ярки цветове, чиста картина. Удоволствие да се гледа някой филм от мен или да пусна някоя анимация на децата;
  • Управлението с пръсти много ме улеснява, особено като съм легнала и ползвам една ръка;
  • Дръжката за хващане (тя е част от калъфа) – понякога облягам джаджата на леглото и така гледам/чета, а друг път вдигам ръка перпендикулярно на леглото, използвайки дръжката;
  • Добрият звук също е предимство – преди заспиване пускам на децата детски приказки или успокояваща музика, а сутрин ги събуждам с приповдигаща музика;
  • Заключена се оказа чудесно забавление и инструмент за отвличане вниманието на децата – хем свети, хем не може да се влезе “навътре”, ако не се изрисува паролата;
  • При мен е през цялото време, т.е. командният пункт на музика, приказки и т.н. е под ръка – ако искам да намаля, да спра или да сменя нещо – не се налага да мърдам / да ставам от леглото, както би било, ако ползвам за целта лаптоп, касетофон и т.н.

SAS ще се изкаже и професионално за “Галаксито”, както си го наричам накратко, така че това е от мен. В заключение мога само да кажа, че джаджата за мами се оказа много подходящо за мен като майка и съм му благодарна за точния избор.

MIT /most important tasks или в буквален превод ‘най-важните задачи’/ са избраните от вас, основни задачи за деня, които биха ви донесли най-голямо удовлетворение след завършването им, и които определят разпределението на времето. Или – това са важните за вас неща, които искате да се реализират в дадения ден. За мен техният брой е сведен до максимум три. В зависимост от вашето усещане и това, което “работи” за вас, те може да са повече, или по-малко  – например една. Идеята е базирана на концепцията за ‘големите камъни‘ и е чудесно описана от Leo Babauta.

Някои от отличителните характеристики на MIT са:
# свързани с дълго- или средно-срочна цел Определяща характеристика на MIT, е че мнозинството от тях са свързани с дълго- или средно-срочните ни цели. Като “златно правило” това се отнася поне за една от тях, обичайно – за две. Това ги отграничава от краткосрочните / ‘злободневни’ задачи, които обичайно доминират като брой, но са с по-ниска значимост.

# разпределят се първи при планиране на времето Като ‘big rocks’ времето за тези задачи следва да бъде планирано приоритетно. Ето защо, ако планирате деня си – MIT се разпределят преди останалите ангажименти. По този начин намалявате възможността ‘малките камъни’ и ‘пясъка’ да заемат прекалено много от времето ви.

# една от тях заема основна част от личното активно време Като ангажименти, свързани със значими за нас цели, за някоя от MIT се посвещава онази част от личното ни време, когато се чувстваме най-ползотворни и в ‘свои води’. За много хора, включително и за мен, това обикновено е сутрин, преди началото на работното ежедневие, макар че преди години беше късно вечер.

# MIT е и социален ангажимент В някои от дните MIT може да бъде времето посветено на ‘значимите други’ – роднини или приятели / близки, като изключение – бизнес-срещи /ако са свързани с не-краткосрочните ни цели/. Тук отново определящо е дали считаме, че дадената среща ще ни донесе удовлетворение за значим период напред във времето – тоест, да не остане само бирата ;)

Повече идеи за MIT можете да откриете на LifeHacker или ZenHabits.

Изборът на средство за управление на задачите е втори важен елемент на системата за PIM. В настоящия пост ще разгледам основните изисквания според мен към програмите /или услугите / за  управление на този тип информация

# следващо действие / next action – задължително условие /като потребител, повлиян от GtD/ е възможността за залагане на ‘следващи действия’, което обичайно изисква поддръжката на под-нива /дървовидна структура/ на записите;
# тагове / ключови думи / икони – второ задължително условие е програмата да поддържа задаването на ‘ключови думи’ / тагове и/или икони за конкретен запис. Това позволява разнообразното групиране на задачите и обсъжданото по-долу филтриране . В предпочитания вариант, използваната база от ‘ключови думи’ / икони е обща с тази на програмата за управление на календара.
# взаимовръзка с /link-ване към/ календара – желателно е програмата за списъка със задачите да позволява link-ване /осъществяване на директна връзка/ на записите към програмата за управление на календара (ако са различни). В идеалния вариант това е ситуацията с интегриран календар.
# филтриране по следващи действия – за пълнофункцоналното прилагане на GtD е необходимо програмата да позволява изглед, при който са представени само следващите действия от списъка със задачи  и проекти;
# филтриране по крайна дата / приоритет / икони / ключови думи – задължително условие е да има възможност за филтриране на записите по определени критерии – например крайна дата за изпълнение на задачата, срок за завършване на задачата, ключова дума или по икони;
# сортиране по  крайна дата / приоритет / икони / ключови думи – аналогично, задължително е програмата да позволява сортиране на записите по изброените по-горе критерии;
# категории – едно от по-масово срещаните изисквания е да има поддръжка на категории на записите. Едновременно с това, ако приложението позволява използване на ключови думи / тагове – необходимостта от категории практически отпада.
# експорт към универсални формати – желателно е програмата да позволява експортирането на избрани записи към ‘стандартни’ формати като txt, html или csv
# import – отлична характеристика е възможността за импортиране на данни от стандартен тип файлове, например txt или csv;
# комфорт / удоволствие за работа – както при всяка ползвана програма, важно изискване за пълноценното и ползване е работата с нея да бъде приятна и комфортна.
# и други – индивидуализирани изгледи, повтаряемост, аларми, синхронизиране с уеб-услуги / десктоп приложения

Вие на база на какви критерии избирате програма за управление на задачите? Очакваме мненията ви в коментарите.

Избирането на средство за управление на календара е основен момент при изграждане на система за PIM. Традиционно се разглеждат две основни алтернативи – хартиени или електронни средства за ползване на календарна информация. В настоящия пост ще разгледам критериите си при разглеждане на приложенията /електронните средства/ за управление на календара.

задължителни условия:
# категории – възможност за разделяне на събитията в зависимост от предварително определени общи критерии. Типични примери са ‘вкъщи’ / ‘на работа’, ‘лични’ / ‘работни’, @calls / @computer / @read/review / etc;
# интегрирани задачи;
# възможност за въвеждане на събития с точност до минута;
# стандартни възможности за повтаряемост на събитията – като минимум – произволен дневен, седмичен или месечен интервал;
# стандартни възможности за настройване на аларми – произволни минути / часове / дни преди събитието, както и ‘отлагане’ (‘snooze’) на алармата;
# индивидуализирани изгледи – възможността да се отграничават събития в отделен ‘изглед’, съобразно избрани от потребителя критерии. Обичайни примери са изглед с филтрирани категории (като селекция без ‘лични’ / ‘вкъщи’ / etc в работно време) или с филтриране по икони (като записи от различни категории, но с еднаква икона).
# комфорт / удоволствие за работа – както всяко средство, използвано регулярно – за да се употребява системно е нужно то да ни доставя удовлетворение, и да ни е приятно да го използваме.

желани възможности:
# разширени възможности за повтаряемост на събитията – напр. “всяка трета седмица” / “последния петък на месеца” / “3 месеца след маркиране на събитието като извършено”;
# разширени възможности за настройване на аларми – например повече от една аларма за дадено събитие или изключване на дни от седмицата, в които се активира алармата;
# възможности за създаване на връзки към други приложения и/или файлове – например към дадена бележка / запис в адресната книга, или към документ със свързана информация;
# възможност за създаване “плаващи” събития;
# поддръжка на икони;
# възможност за предварително уведомяване в календара.

Описаните критерии са основните фактори при оценката ми на дадено приложение за управление на календара. Те са допълвани с времето, и едновременно с това – преминали неговата проверка. Ще споделите ли своите ;-?)

Едно от големите преимущества на ползването на мобилните технологии за мен е възможността да се автоматизират и превърнат в навик редица ежедневни дейности. За целите на този пост ще приема определение за навик като ‘онова, което върша регулярно, без ментални усилия и без да е в to-do списъкa ми’. Тоест навикът – за добро и за лошо – ни позволява да правим нещата, без да изисква мислене. Навик е да вървим. Навик може да е да вземем душ сутрин. Или вечер. Навик е да си мием ръцете. Навик е и да дишаме.

Как могат мобилните технологии да превърнат дадена дейност в навик? Чрез автоматизирането и елиминиране на нуждата да влагаме умствена енергия за  извършването й. В зависимост от дейностите, с които се занимавате, е вероятно да има различни възможности за автоматизирането им, но ето някои популярни примери:
създаването на събитие в календара – като повтарящи се или свързани събития.  Повтарящите се събития позволяват създаването на множество записи в календара на определен интервал – например ежемесечно, ежедневно или ежегодно. Те са възможни с практически всяко електронно календарно приложение. Полезна тяхна разновидност са ‘свързаните’ събития (reschedule repeat floating event / task from actual checkoff date в PimliCal), при които новият запис се генерира само след маркиране на съществуващо събитие като ‘завършено’. Този вид автоматизация може да се използва за напомняне за ежемесечни плащания, напомняне на годишнини, системна поддръжка и всякакви подобни повтаряеми събития.
# проверката на / нотификацията за e-mail – типичен пример за автоматизиране на рутинна дейност е автоматичната проверка за наличие на електронна поща. Ако услугата за ел. поща /напр. Gmail/ поддържа протоколи като POP, IMAP, EAS и др., имаме възможност в избрани от нас време или интервал да бъдем уведомявани за наличие на нови писма. Това практически елиминира необходимостта да помним да проверим ръчно електронната си поща / пощи.
# ‘свалянето’ на новини / статии за четене – все по-популярна вариация на автоматизацията с използване на мобилни технологии е автоматичното ‘сваляне’ на новини / статии / подкастове или дори музикално и видео-съдържание. От любимите Plucker и iSilo до популярните понастоящем Google Reader, Pulse, podcatcher-и и т.н. – възможностите за изтеглянето на съдържание в избрани от нас време или интервал позволява то автоматично да ни бъде достъпно.

Други примери за автоматизиране на дадена дейност чрез ползването на мобилни технологии включват въвеждането на периодични плащания, записването на телефонни разговори с определени номера, звуковите аларми при дадено събитие и т.н.

Вие как използвате мобилните технологии за създаване на навици? Очакваме коментарите ви!

Използването на пълнофункционални програми за управление на личната информация (като PimliCal / DateBk, PocketInformant, Resco IDguard, Natara products, etc.), дава възможност за интегрирането на икони в нашата система за PIM. Иконите са графични изображения с малък размер, които се асоциират с и визуализират до даден запис. Най-често са колекции от предварително подбрани графики – например за различни активности, места, хобита, храни, служебни символи, фирмени знаци и т.н. С някои приложения – например IconManager за PalmOS  – е възможно и създаването на собствени икони.

Използването на икони в програма за PIM има редица преимущества, сред които най-важните са:

# индивидуализиране – иконите позволяват по-лесно  разграничаване на записи от една и съща категория. Например, ако в програмата за управление на финансите имаме категория ‘храна’, с използването на икони можем да диференцираме записи като ‘зеленчуци’ / ‘плодове’ / ‘меса’ / ‘напитки’ и т.н. В програмата за управление на проектите е възможно да назначим икона към дадена задача в зависимост от мястото, където следва да бъде извършена, или човека, отговорен за нейното изпълнение. По този начин можем да индивидуализираме отделните записи.

# визуално ориентиране – второ съществено преимущество на използването на икони е визуализирането на информацията, когато на относително малка площ следва да се представят сравнително голям обем данни. Типичен пример е разглеждането на многоседмичен / месечен график на екрана на мобилно устройство. Ако се използва текстово представяне на информацията, вероятно ще бъде или с твърде малък шрифт, или без възможност да се визуализират всички записи. Използването на икони позволява представянето на повече събития на същата площ и улеснява ориентирането сред изобилието от информация.

# филтриране – третото основно преимущество на използване на икони е възможността за филтриране на информацията. Отново в програмата за управление на календарната информация, това позволява отделянето на всички събития, на които е зададена съответната икона, независимо от категорията / времевия период, в които се намират. Такива събития могат да бъдат свързани например с дадена активност, с определено място, или с конкретен клиент. Аналогично, в приложението за съхранение на поверителна информация – можем да разграничим записите в категорията ‘финансови’ на банкови сметки / дебитни & кредитни карти / web-logins и др. Това улеснява намирането на информация и последващата и оценка.

Посочените преимущества и примери показват ползите от използването на икони в система за PIM. Надявам се да бъдат от полза и за вас!

Преди година разказах в няколко поста за това какво за мен е личната мисия, какви видове има, как се създава, как да се настроим за формулирането й, как да изведем основните си житейски цели след като вече имаме мисия.

Време е да продължим напред. Имаме мисия и основни житейски цели. Следващата стъпка е да формулираме по-конкретните си цели.

Отделните конкретни цели може да разгледаме като формулирани детайлни намерения, чрез които можем да постигнем дадената основна житейска цел. В повечето случаи те са достатъчно системни, така че да ги разглеждаме като отделни проекти. Ще използвам същия пример от предишните постове за мисията. Моята мисия е “да помагам на хората да откриват тяхната най-добра реализация”. Една от основните ми житейски цели е “да извършвам кариерно консултиране”. За да предоставям услугата кариерно консултиране следва да съществува организация за кариерно консултиране, затова си поставям за по-конкретна цел 1. създаването, развитието и утвърждаването на фирма Кареа. Ако искам в цялата страна да има възможност за индивидуално кариерно консултиране, следва да предам този бизнес на хора от цялата страна, т.е. друга по-конкретна моя цел би могло да бъде 2. подготвянето и реализирането на франчайз или друга алтернативна система за мултиплицирането на развитата вече кариерна практика и опит. А за да може да достигнат усилията ми до всеки човек, който има нужда моите мисли и опит, следва да планирам 3. написването на книга/и за кариерата и реализацията, което би било още една по-конкретна цел, също 4. създаването и поддържането на блог за кариерно консултиране.

След като вече сме формулирали конкретните си цели, може да се вгледаме в тях и да преценим как да ги разположим във времето и една спрямо друга. В моя случай е повече от ясно, че е добре да започна с кариерната практика и създаването на фирма, през която да предоставям консултирането. Едва след това мога да мисля за обобщение на натрупан опит и предаването му на други кариерни консултанти или в книги. И четирите посочени цели могат да се разглеждат като отделни проекти, които съдържат отделни стъпки, за да се реализират. Както всеки проект, така и в случая планирането на реализацията изисква да се обмисли от какви ресурси имаме нужда, за да се реализира. Под ресурси разбирам – знание, средства, други хора, финанси, материални ресурси и т.н. Осигуряването на отделните ресурси може да се оформи като отделна стъпка/и (задача/и). След такъв по-обстоен преглед, може да се пристъпи към същинското планиране. Един добър инструмент за планиране може да бъде мрежовия график, друг подходящ инструмент са мисловните карти.

Ползвайки или не някой от инструментите за планиране за отделните цели ще достигнем до по-голяма дълбочина и детайлност по дадената цел. Така може да си направим план за 10-20 години напред, а може и за повече или пък по-малко. Въпрос на избор на хоризонт. За някои хора 3 години вече са много, за други 15 са твърде малко. При разполагането на целите във времето е важно да положим началото и/или краят на постигането им и да сведем целите до още по-голяма конкретност, отговаряйки си например на въпроса “за следващата една година по тези цели какво ще постигам”. В случая тази година по целта “създаване, развитие и утвърждаване на фирма Кареа” ще утвърдя организацията и ще разширя екипа й. От това следват задачи и приоритети за годината, които да ми помогнат постигането на целта, която съм си поставила.

В заключение ще кажа, че е изключително важно да не спрем само с извеждането на личната ни мисия. Ако тя остане, без да доведем процеса до основни житейски цели, до по-конкретни цели и подцели, стъпки и задачи, свеждайки решенията си до това какво ще правя през тази година, през това полугодие, през този месец, може да се каже, че мисията ще е свършила не повече от 10% от ролята си и съответно толкова ще е ползата за нас от наличието й. Затова, смело напред и не спирайте преди края! Ако успеете, наградата си заслужава. Знам го от собствен опит.

effectiveness_efficiencyВъзможно ли е дадена мобилна технология, включително и отделна ‘джаджа’, да повиши личната ни ефективност? Срещали ли сте реклами, как дадена мобилна услуга ще ви предостави “по-голяма ефективност – постоянен контакт с вашите клиенти и колеги”? Замисляли ли сте се дали това е наистина ‘ефективност’?

Стандартното определение за ефективност е ‘степента, в която се реализират планираните дейности и се постигат планираните резултати’. Погледнато по-общо – нашата ефективност е свързана с това дали правим “правилните” неща. Или – да си отговорим на въпроса “какво правим”. Дадена технология едва ли може да ни помогне за тези решения. Технологията може да ни подпомогне да правим “правилно” нещата, използвайки по оптимален начин ресурсите – например нашите време / енергия / материални активи и т.н. Това (въпреки че двете понятия често се ‘смесват’) е ефикасност. Ефикасността ни, аналогично, е свързана с отговора на въпроса ‘как да го правим’.

Разгледано от тази гледна точка – мобилните технологии могат да ни подпомогнат директно в повишаването на нашата ефикасност. За да повлияем своята ефективност, вероятно ще бъдат полезни други средства и начини за себеразвитие и себеусъвъшенстване.

В последния пост за годината ще резюмираме три от основните теми, застъпвани в блога през 2010. В сферите PIM, лична ефективност и себеусъвършенстване през настоящата година акцентирахме на темите:

GTD / ДЗеНопределение и някои основни концепции (определение за проект, съдържание на проектите, календар & задачи, видове дейности според планирането, inboxes, нива на целите) и подходи (задачи & цели, двуминутното правило, mind sweeping, минимизирането на inbox-овете чрез елиминирането им и чрез интегрирането им).

Смартфон – определение (част 1, част 2, част 3 и част 4), въпроси при избора, обща цена на притежание /TCO/ и аспекти на инвестицията в смартфон – финансови и от време.

Лична мисиякакво е личната мисия; какви видове мисия има според човекa, на когото е тя; какви са ключовите въпроси за извеждането й; как да се настроим за създаването на нашата собствена мисия; как след като я имаме да изградим визия за постигането й (живота си).

Хубава новогодишна вечер и нека 2011 е изпълнена с хармония, успех, възход и себеусъвършенстване!

При планиране на приоритетите за определен период от време /най-често – за деня или седмицата/ е важно разграничаването на задачи /tasks/ от цели /goals/. Много системи за управление на времето и личната информация препоръчват поддържане на списък със задачи, често разграничени според приоритет, контекст, очаквана продължителност и др. Един такъв списък, ако е пълен, често съдържа поне 100-150 задачи (обикновено – няколко стотин), и за да може да се използва ефективно е желателно да позволява сортиране и филтриране по дата, приоритет на задачите, контекст и т.н.  Дори и когато такова филтриране е осъществено, е вероятно списъка за деня да съдържа 15-20 задачи. Ето защо е обосновано да отграничим онези малко на брой, но важни задачи, които ще допринесат за постигане на нашите средно- и дългосрочни намерения. Това са нашите две – три “най-важни задачи” – целите /goals/ за деня. Разгледано от друга гледна точка – целите са ‘големите камъни‘. Обикновено те са следващи стъпки в значими за нас житейски и / или професионални проекти. Например, такава е написването на няколко страници от книгата, която искаме да издадем; подготвянето на материал за следваща значима презентация; договарянето или провеждането на среща за развитие на кариерата или пък за избор на нов дом; или дори посещението за годишния профилактичен лекарски преглед. Тоест, това е извършването / планирането / описването / разглеждането на наша важна следваща стъпка. Ако сравним една цел /напр. “обади се за потвърждаване на огледа”/ и една задача /”обади се да провериш готов ли е ремонта на телевизора / колата / etc ” ще забележим разликата на потенциалния им ефект във времето. Съответно, когато планираме деня, целите заслужават да  бъдат разпределени първи и да им се отдели максимално време. По този начин, когато се “захванем” за нещата бихме имали разбирането, че се ангажираме приоритетно с наистина важните неща.

Вие разграничавате ли целите от задачите си?

В предишен пост разгледахме начините за минимизиране на ‘входящите кутии’ чрез елиминиране. Нека обсъдим и втората основна възможност – тяхното интегриране.

Целта на интегрирането на inboxes е да се улесни тяхната обработка чрез събирането на входящите информация и данни на по-малко места. Типичен /и най-често даван/ пример за интегриране е събирането на всички хартиени и други неелектронни материали, подлежащи на обработка, в една обща кутия. От тук произлиза и термина ‘inbox’ – ‘входяща кутия’. Например, ако имате писма в пощенската кутия, фактури и сметки в чантата и по джобовете, работни материали по бюрото, записки от срещи в бележника, и напомнящи листчета по монитора / хладилника / вратата – как най-лесно да обработите съдържащата се в тях информация и планираните свързаните с нея задачи? Възможен подход е да съберете всички тези материали на едно място – например в поставка за бюро – и последователно да ги разгледате в определено време.

Аналогичен може да бъде подходът за интегриране и с електронните материали. Например, ако ползвате повече от един e-mail account – класическо решение е получените писма да се извличат в един общ, global inbox. Или – ако използвате Gmail или някои други web-базирани e-mail услуги – можете да ги настроите да ‘извличат’ писмата от други account-и. Също, ако притежавате собствен домейн и хостинг, или ако използваната от Вас услуга го позволява – можете да пренасочите всички /или избрани/ входящи писма към друг e-mail account.  При използване на повече от една IM услуги можете да разгледате възможността за ползване на програма, която да ги поддържа всичките /или поне мнозинствотоо от тях/ – например MirandaIM, Meebo, Pidgin, Trillian, etc. Някои от тези мулти-протоколни клиенти поддържат и допълнителни функции, като например възможността за проверка на електронна поща. По аналогичен начин, ако искате да си спестите необходимостта да проверявате за нови публикации в интересуващи ви форуми / блогове / секции за коментари / онлайн групи – в много случаи можете да се абонирате да получавате известия по e-mail. Така, след началното конфигуриране, новата информация ще ви бъде предоставяна директно в определения от вас inbox.

Относно възможността за интегриране на файловете на персоналния компютър, подлежащи на обработка – възможен подход е да бъдат поставяни /директно или чрез shortcut-и/ в една обща папка. Например всички снимки, които следва да бъдат обработени – независимо дали са от картата на фотоапарата, от телефона, от Picasa / Flickr / FB / etc. – се поставят в една обща папка ‘photos’. Или материалите в папката ‘сегашен важен проект’ се правят по-лесно достъпни чрез shortcut към папката ‘proceed’. Както и файловете от папката ‘torrent downloads’ / ‘videos to convert’ / ‘to burn’ / etc. По този начин във времето, заделено за прочистване на  inbox-ове, можем да се отдадем именно на това – прочистване на входящи данни, не на издирването и събирането им.

Накрая, отличен начин за директна обработка и интегриране на информацията към системата ни за PIM, е използване на програма, която директно трансферира избраната съществена информация към календара / списъка със задачите. Пример за такава програма е Anagram, която ще бъде разгледана детайлно в следващ пост.

Описаните начини и примери позволяват минимизиране на входящите кутии чрез интегрирането им. В резултат се улеснява обработването и оценката на наличната в тях информация и се подпомага планирането на времето за задачите и проектите. Успешна работа!

В предишен пост разгледахме определението за inbox и посочихме някои от често срещаните варианти за такива ‘кутии за входяща информация’. В следващите два поста ще обсъдим възможности за минимизирането им, разглеждайки и редица конкретни примери.

Първата стъпка за намаляване на съществуващите inbox-ове /съответно и времето и усилията, необходими за тяхното прочистване/ е тяхното разпознаване. Ако не разбираме, че входящите SMS-и / phone log-a (регистъра на телефонни обаждания) могат да съдържат също толкова съществена информация, колкото и писмо, получено по пощата или в основния ни e-mail account – и в резултат не ги разглеждаме като входящи кутии – е нереално да мислим, как да ги елиминираме. Списъка в предния пост е възможна изходна база за описването на съществуващите и ползвани от нас ‘входящи кутии’. Разгледайте го, допълнете го със специфични за вас допълнителни ‘кутии’, и ги опишете. След това, ако прецените, че са излишно много, обмислете варианти за намаляването им. Има два основни, взаимнодопълващи се подхода за минимизирането им – елиминиране и интегриране.

# елиминиране. Най-често препоръчвания вариант за редуциране на ‘входящите кутии’ е елиминирането им. Например, възможно е, ако имате няколко e-mail адреса, да установите, че на някой от тях сте получили две / пет / ‘малко’ писма за изминалата година. В този случай можете с нарочен e-mail да уведомите авторите им, че спирате използването на съответния account и да ги помолите да използват някой от /посочените в същия e-mail, вероятно и добавени в полето ‘reply to’ ;) / актуалните ви адреси. Или да разгледате кои клиенти за IM /моментни съобщения/ ползвате. Вероятно е контактите ви в някои от тях да бъдат толкова малко, че да прецените като неоправдано използването им. Тогава също можете да уведомите тези познати за предпочитан и използван от вас алтернативен канал за връзка /желателно такъв, вече използван от съответния човек/. Например преди време установих, че всеки от контактите, които имах в Yahoo messenger, ползва и Skype. Тогава им изпратих лично съобщение, че спирам използването на YM, и ще се радвам комуникацията да продължи по Skype или e-mail. Всички приеха.

Аналогичен може да бъде подхода и с неелектронните inbox-ове. Ползвате и post-it-notes и бележник – а защо не само бележник. Сходна е и ситуацията с формулярите за записки от телефонен разговор, или напомнящите бележки на хладилника. Част от бележките за платени сметки отиват в портфейла, а други – в джоба? Преценете, къде ви е по-удобно, и елиминирайте другото място (за мен се оказа джоба – служи като авто-reminder).

Разбира се, да отбележим и ‘класическия’ вариант на елиминирането – неизползването на даденото средство / ‘кутията’. Например, приел съм , че няма да използвам voice mail /гласова пощенска кутия/, и съответно – да осъществявам нейното прослушване и следене за значима информация. (Това, от своя страна, води до приемането, че ще се връща всяко пропуснато обаждане). MySpace, LinkedIn, FB, HI5, svejo.net, DotBulgaria, Orkut, Flickr и т.н. account-и – всъщност, не, благодаря. Лични съобщения във форум – по подразбиране е блокирано като опция. Дъска за съобщения – защо, ако мога да предам и получа информацията лице-в-лице, по телефона или друго средство за комуникация. Всички тези потенциални ‘входящи кутии’ с информация съм елиминирал, просто като не ги използвам. Което позволява обработването на по-малко на брой inbox-ове.

В следващ пост ще разгледаме втория основен подход за минимизиране на ‘входящите кутии’ – тяхното интегриране.