Archive for the ‘Palm’ Category

В предишния пост представих определение за PDA и разгледах основните му характеристики. Сега ще обсъдя и определящите му качества като Personal Digital Assistant – личен дигитален помощник.

# personal / личен Определящ аспект на PDA e ‘персоналния’ му статус. Устройството е ‘наше’, следва да да го възприемаме като ‘свое’ – и това да ни харесва. Доколкото основната функция на PDA е да осигурява достъп до личната ни информация – било локално, било отдалечено – то е очаквано да желаем да му я предоставим. За целта следва да “ни е под ръка” и always on /’готово за работа’/. Това изисква да е достатъчно компактно и преносимо /според приемливите за нас критерии/ и да изисква минимално време за ‘събуждане’. Ето защо, обичайно лаптопите обичайно не могат да изпълняват ролята на PDA. Също така, устройството следва да осигурява ниво на поверителност на информацията и да приемаме, че можем да ограничим физическия и отдалечения достъп до него. По този начин PDA става ‘личен’ и “част от нас”.

# digital / дигитален Втори аспект на PDA е, че съхранява и осигурява информация в дигитална форма. Това е еволюцията на традиционния хартиен бележник или органайзер, който може да бъде също толкова ‘personal’ и ‘assistant’. PDA, обаче, работи с електронна информация. Това осигурява няколко значими преимущества спрямо хартиените носители. На първо място е обемът информация, който може да се съхранява и ползва от вещ с аналогични физически размери. При това може да се комбинира информация от различни източници – освен текст и снимки, също и аудио и видео съдържание. Бивайки цифрова, информацията е лесно да се мултиплицира – например с цел архивиране, или синхронизиране. Това от своя страна, позволява по-голямата достъпност и повишаване сигурността на информацията.

# assistant / помощник Третата определяща характеристика на PDA е функцията му на ‘асистент’. По подразбиране устройството ни служи /а не ние на него ;)/ и ни подпомага. Въпреки изкушението да го донастройваме още и още, или да тестваме нови и нови приложения – ако това е най-честата му употреба – то е още ‘играчка’, не и PDA. При реално ползване като PDA, устройството може да извършва редица дейности вместо нас. Типични примери са: да калкулира финанси; да визуализира календара и показва ангажименти / свободни времеви интервали; да намира информация и да предоставя лесно достъп до информация по ключови думи; да разпределя входящата информация – напр. от e-mail; или да ни напомня и сигнализира за определени събития. Тоест, поема рутинни, повтаряеми, неизискващи обмисляне задачи. От PDA не се допуска да взема решения, да прави избори или да оценява възможности – а да ни подпомага да го правим. Или – ако перефразирам Christian Lange – “It is a useful servant, but a dangerous master.”

PDA е абревиатура за Personal Digital Assistant – личен дигитален помощник. Традиционно, под това се разбира портабилен цифров органайзер с възможност за инсталиране на допълнителни приложения, но без телефонна част и вградена възможност за пренос на данни през мрежата на мобилен оператор, което ги отграничаваше от смартфоните. За първи PDA може да се разглежда Psion Organiser. Класически примери за такъв тип устройства са Psion 3xx / 5xx сериите; Apple Newton моделите;  Palm III / V / m / Tungsten / Zire и SONY Clie моделите; Windows Mobile устройства на Compaq / HP, Casio, Fujitsu, Dell и др.;  Sharp Zaurus сериите; etc. Терминът е използван за първи път от John Sculley  – тогавашен CEO на Apple – през 1992 г.

Определящи характеристики на PDA са тяхната портабилност и възможностите им за PIM /напр. календар, списък с бележки, адресна книга/. За разлика от електронните органайзери, PDA се отличават с наличието на операционна система, която да позволява разширяването на функционалността им чрез инсталиране на допълнителни приложения,  a често и с възможности за осъществяване на свързаност & синхронизиране на информацията. Почти всички PDA са с екран, чувствителен на натиск, и мнозинството от тях поддържат въвеждане със stylus.

С нарастването на достъпността и популярността на смартфоните, определението PDA започна да губи своята маркетингова стойност и понастоящем е изключение да се намери реклама за подобен тип устройство :/ При положение, че мнозинството функции на ‘класическия’ PDA понастоящем са интегрирани като възможности на смартфона, за мен PDA е по-всеобхватния и коректен термин, в чиито граници могат да се разглеждат и устройства като смартфони, таблети, UMPC, в определени случаи и лаптопи и разновидности.

В следващия пост ще разгледам трите основни качества на PDA – персоналeн & дигитален & асистент.

Принципът GIGO – Garbage In, Garbage Out – показва зависимостта между началните условия и крайните резултати. От гледна точка на PIM – той определя как, за да очакваме една система да бъде адекватна и оптимална за нашите цели – следва да въвеждаме адекватни данни.

Изначално, принципът е от програмирането, където обичайно се взимат мерки за съобразяването му. Като негов автор може да се разглежда Charles Babbage – създателят на първото програмируемо изчислително устройство – още през 1864 г. Популярността си GIGO принципът добива от дейността на George Fuechsel, инструктор от IBM, през 60-те години на миналия век. Впоследствие започва да се прилага във всевъзможни сфери и добива практически универсално приложение.

Буквално преведен, GIGO означава ‘боклук навътре, боклук навън’. Идеята е, че ако въведем некоректни данни /’боклук’/ – ще получим некоректни резултати – независимо колко ‘добра’ / ‘умна’ и ‘коректна’ е системата. Например, ако в полето за телефон на адресната ни книга въведем ЕГН, или 2014-11-23 – смартфона може да се очаква да набере номер 20141123. Или, ако в програмата за лични финанси въвеждаме само кешовите транзакции, но не и картовите /например/ – едва ли можем да очакваме да направим някакъв реален анализ ‘по пера’. Други примери за GIGO принципа в областта на PIM са:

# ‘Помнене’ вместо записване на събития / ангажименти в календара. В резултат може да се получи ангажиране на един и същ времеви интервал с повече от една активност. Или множество маловажни / кратки ангажименти да блокират времето за MIT.

# Множество средства за записки. Казус, с който лично се съобразявах отново наскоро, е използването на множество средства за водене на бележки. Изкушението да се пробва поредна програма или услуга за записки води до ‘разпръскване’ на информацията на множество места  – и “забравяне” на някои от тях, или прочистването им. Сега отново ги сведох до две – OneNote за PC-то, и DiddleBug за PDA-a.

# Не-водене / не-запазване на медицински изследвания и документация – и необходимост от повторната им направа или ограничаване на възможността за проследяването им във времето.

В заключение, GIGO принципа ни служи за напомняне, че една система за PIM е толкова ‘добра’ и ‘работеща за нас’, колкото ‘добри’ и адекватни данни и предоставим. И ако данните са ‘добри’ – може би ще го разглеждаме като ‘Good In, Good Out’ ;)

AlphaSmart Dana /AD/ е клавиатурно устройство, създадено за текстообработка. За мен е PalmOS “пишеща машина”, която в последните месеци се утвърди като регулярно използвана джаджа. В този пост ще разкажа защо.

# създадена за текстообработка Основната характеристика на AlphaSmart Dana е възможността за въвеждане и базова обработка на големи по обем текстове. За целта устройството е снабдено с отбележително удобна и качествена клавиатура. Качество, надминаващо IMHO много клавиатури на лаптопи /особено популярните в последните години chiclet keyboards/.  Стандартни набор, големина и разположение на бутоните на  6 реда, включително един със служебни клавиши. Добре оформени бутони, достатъчна степен на потъване на клавишите и възможност за използване на множество стандартни клавиатурни комбинации, правят използването на AD за набиране на големи по обем текстове удоволствие.

# PalmOS базирана Втора отличителна характеристика на модела AlphaSmart Dana е, че използва като операционна система PalmOS. Това го направи и желания избор за подобно устройство за мен. За разлика от другите модели на AlphaSmart, Dana има touch-screen /екран, чувствителен на натиск/, поддържа Graffiti /системата на Palm за разпознаване на ръкописно въведен текст/, и екранът има вградена възможност за осветяване. Най-голямото преимущество на използването на PalmOS, обаче, е възможността за разширяване на възможностите на устройството с инсталиране на някои от хилядите програми за тази операционна система. Сред тях има алтернативни приложения за текстообработка /напр. WordSmith, TealDoc или CardTXT/; outliner-и /програми за йерархична организация на информацията/ като Bonsai;  файл-мениджъри /напр. UniCMD/; програми за backup / архивиране на информацията като BackupMan или BackupBuddyVFS; за кирилизиране /CyrHack/;  разбира се – и любимият DiddleBug :) . Това прави ползването на AD значително по-пълноценно, като разширява и дава множество възможности отвъд текстообработката.

# хардуерни специфики Имайки за основна цел възможно по-удобното намиране на текст, AlphaSmart Dana се отличава с някои хардуерни специфики, които подпомагат тази функция. Устройството има монохромен екран, с резолюция 560*160, което го прави най-голямоекранното PalmOS устройство. Отбележително /за времето си ;) /, и не толкова често срещано за PalmOS устройство, е и наличието на wi-fi модул. За съжаление, както може да се очаква за джаджа на повече от 10 години, няма поддръжка на wpa / wpa2 криптиране, което прави ползването на безжично свързване и трансфер на информация в мрежите, които ползвам, практически неприложимо. Разполага и с два SD card слота, което – за мен – позволява най-лесното трансфериране на информация към компютър / лаптоп. Дори и в ситуация, когато забравя едната SD карта в лаптопа – автоматичните backup-и се осъществяват безпроблемно към другата карта.

Накрая – да отбележим и второто огромно преимущество на AlphaSmart Dana, редом с отличната клавиатура – времето на автономна работа. Устройството работи с три AA батерии, като могат да се използват и презареждащи се батерии. Монохромният екран, не-енергоемкия процесор и рядко използваните възможности за безжично свързване /wi-fi & infrared/ позволяват ~20 часа работа без презареждане / смяна на батериите. Това, при моят начин на ползване, осигурява няколко седмици работа с едно зареждане.

Описаните характеристики – и най-вече удобната клавиатура и трудно откриваемия съпоставим battery life – правят AlphaSmart Dana предпочитан избор за продължително въвеждане на текст. За допълнителна информация и споделен опит от ползватели можете да посетите тази група във Flickr.

В представянето си на конференцията TED през 2003, Jeff Hawkins говори за голямата си страст  – невронауката и за това как тя ще промени света на технологиите. Той разглежда мозъка като многоизмерна матрична система за съхранение на данните, която ни позволява да правим предвиждания на база предишен опит. В резултат, интелигентността  се изразява във възможностите за тези предвиждания. Създателят на Palm PDA и Treo смартфоните разказва за важността да имаме теория за това как работи мозъка и за своите начални изследвания и опити за създаване на такава теория.

Приятно гледане!

На какво четете електронни текстове? Смартфон? Таблет? PC-screen? Устройство тип ‘електронна книга’ /e-reader/? Само на хартия, не и електронно? Избягвате да четете ;-?)

В наши дни има толкова възможности за за достъп до текстови материали. Книги, новини, вестници & списания, web-‘изрезки’, лична кореспонденция /напр. e-mail или IM/, etc, etc. И толкова устройства, на които може да се ползва това съдържание. В този пост ще разгледам възможните преимущества и предизвикателства на три типа устройства, които ползвам регулярно за четене. И за целите на тази публикация ще оценя устройствата съобразно следните критерии:
# портабилност / ‘винаги с мен’ – колко лесно и практично е устройството да бъде носено продължително / “постоянно”;
# удобство на четене – степен на натоварване на очите / характеристики и качества на екрана;
# издръжливост на батерията / battery life – колко продължително може да се използва устройството за четене без нужда от презареждане;
# поддържани формати – кои формати за електронни книги & документи се поддържат от устройството;
# трансфер на съдържание – леснота на запазване / прехвърляне на съдържание към устройството;
# други – индивидуални особености на устройството.

смартфон
# портабилност ++ Като съчетание на физически размери и функционалност за мен смартфона има изразено предимство сред останалите разглеждани устройства. Той е физически най-малък, което в съчетание с цялостната му функционалност определят, че в най-голяма степен е ‘винаги с мен’.
# удобство на четене +
# издръжливост на батерията +
# поддържани формати +
# трансфер на съдържание +
# други Доколкото смартфона единствен има и осветен екран, и джобни размери – той е водещия избор за четене ‘при заспиване’ / нощем.

e-reader
# портабилност +
# удобство на четене ++ Качествата на e-ink екраните превръщат дори и продължителното четене  в значително по-приятно и ненатоварващо очите преживяване с сравнение със смартфон или PC. Ето защо, при планиране на продължително четене, за мен устройство тип ‘електронна книга’ е водещия избор.
# издръжливост на батерията ++ В пряка връзка с удобството на четене и по-ниската консумация на енергия от e-ink екрана е многократно по-продължителната автономна работа на е-reader-а. Втора водеща причина да е водещ избор за продължително четене.
# поддържани формати Мнозинството e-reader-и позволяват ползването на файлове в относително ограничен брой формати. В редица случаи e практически невъзможно да се разшири тази функционалност. Типичен пример за формат за текстови документи, който не се поддържа от мнозинството е-reader-и като PocketBook или Kindle, e iSilo.
# трансфер на съдържание Допълнителна трудност при ползване на устройство тип ‘електронна книга’ е необходимостта от трансфериране на съдържание към устройството. Нещо, което практически липсва при PC и е необходимо в много по-малка степен при смартфона.
# други E-reader-a е практически неизползваем при липса на светлина / ‘нощем’, но същевременно е с най-голяма читаемост на директна слънчева светлина.

PC-screen
# портабилност Дори и на лаптоп, тя е най-малка до липсваща в сравнение със смартфона или e-reader-а.
# удобство на четене Физическите ограничения от екран & клавиатура правят продължителното четене на PC монитор по-натоварващо в сравнение с другите два типа устройства. Важно изключение – документи, богати на графично съдържание /напр. снимки или схеми/, където по-голямата площ на екрана на PC-то позволява представянето на по-голям обем съдържание.
# издръжливост на батерията Трето ограничение при използването на PC-екран за четене е най-слабата издържливост на батерията  / необходимост от постоянно захранване в сравнение с e-reader или смартфон.
# поддържани формати ++ Практически няма електронен формат, който да не се поддържа.
# трансфер на съдържание ++ Реално не се налага.

На база описаните критерии описаните устройства намират редовно приложение за четене от мен в зависимост от своите преимущества. Смартфонът се ползва най-често, но обикновено за кратки текстове и периоди – например докато чакам за среща, когато пътувам с обществен превоз, или ‘на тъмно’. E-reader-ът е предпочитаното средство за четене, особено за по-продължителен период или на по-дълги текстове – ако оригиналният текст е в съвместим формат или е ‘прилично лесно’ да се конвертира в такъв. Накрая, екрана на PC-то / лаптопа също се използва регулярно за четене – най-вече на статии, които е по-бързо да се прочетат, отколкото да се трансферират, както и на текстове, богати на графично съдържание.

Вие на какво четете?

Изборът на средство за управление на задачите е втори важен елемент на системата за PIM. В настоящия пост ще разгледам основните изисквания според мен към програмите /или услугите / за  управление на този тип информация

# следващо действие / next action – задължително условие /като потребител, повлиян от GtD/ е възможността за залагане на ‘следващи действия’, което обичайно изисква поддръжката на под-нива /дървовидна структура/ на записите;
# тагове / ключови думи / икони – второ задължително условие е програмата да поддържа задаването на ‘ключови думи’ / тагове и/или икони за конкретен запис. Това позволява разнообразното групиране на задачите и обсъжданото по-долу филтриране . В предпочитания вариант, използваната база от ‘ключови думи’ / икони е обща с тази на програмата за управление на календара.
# взаимовръзка с /link-ване към/ календара – желателно е програмата за списъка със задачите да позволява link-ване /осъществяване на директна връзка/ на записите към програмата за управление на календара (ако са различни). В идеалния вариант това е ситуацията с интегриран календар.
# филтриране по следващи действия – за пълнофункцоналното прилагане на GtD е необходимо програмата да позволява изглед, при който са представени само следващите действия от списъка със задачи  и проекти;
# филтриране по крайна дата / приоритет / икони / ключови думи – задължително условие е да има възможност за филтриране на записите по определени критерии – например крайна дата за изпълнение на задачата, срок за завършване на задачата, ключова дума или по икони;
# сортиране по  крайна дата / приоритет / икони / ключови думи – аналогично, задължително е програмата да позволява сортиране на записите по изброените по-горе критерии;
# категории – едно от по-масово срещаните изисквания е да има поддръжка на категории на записите. Едновременно с това, ако приложението позволява използване на ключови думи / тагове – необходимостта от категории практически отпада.
# експорт към универсални формати – желателно е програмата да позволява експортирането на избрани записи към ‘стандартни’ формати като txt, html или csv
# import – отлична характеристика е възможността за импортиране на данни от стандартен тип файлове, например txt или csv;
# комфорт / удоволствие за работа – както при всяка ползвана програма, важно изискване за пълноценното и ползване е работата с нея да бъде приятна и комфортна.
# и други – индивидуализирани изгледи, повтаряемост, аларми, синхронизиране с уеб-услуги / десктоп приложения

Вие на база на какви критерии избирате програма за управление на задачите? Очакваме мненията ви в коментарите.

Избирането на средство за управление на календара е основен момент при изграждане на система за PIM. Традиционно се разглеждат две основни алтернативи – хартиени или електронни средства за ползване на календарна информация. В настоящия пост ще разгледам критериите си при разглеждане на приложенията /електронните средства/ за управление на календара.

задължителни условия:
# категории – възможност за разделяне на събитията в зависимост от предварително определени общи критерии. Типични примери са ‘вкъщи’ / ‘на работа’, ‘лични’ / ‘работни’, @calls / @computer / @read/review / etc;
# интегрирани задачи;
# възможност за въвеждане на събития с точност до минута;
# стандартни възможности за повтаряемост на събитията – като минимум – произволен дневен, седмичен или месечен интервал;
# стандартни възможности за настройване на аларми – произволни минути / часове / дни преди събитието, както и ‘отлагане’ (‘snooze’) на алармата;
# индивидуализирани изгледи – възможността да се отграничават събития в отделен ‘изглед’, съобразно избрани от потребителя критерии. Обичайни примери са изглед с филтрирани категории (като селекция без ‘лични’ / ‘вкъщи’ / etc в работно време) или с филтриране по икони (като записи от различни категории, но с еднаква икона).
# комфорт / удоволствие за работа – както всяко средство, използвано регулярно – за да се употребява системно е нужно то да ни доставя удовлетворение, и да ни е приятно да го използваме.

желани възможности:
# разширени възможности за повтаряемост на събитията – напр. “всяка трета седмица” / “последния петък на месеца” / “3 месеца след маркиране на събитието като извършено”;
# разширени възможности за настройване на аларми – например повече от една аларма за дадено събитие или изключване на дни от седмицата, в които се активира алармата;
# възможности за създаване на връзки към други приложения и/или файлове – например към дадена бележка / запис в адресната книга, или към документ със свързана информация;
# възможност за създаване “плаващи” събития;
# поддръжка на икони;
# възможност за предварително уведомяване в календара.

Описаните критерии са основните фактори при оценката ми на дадено приложение за управление на календара. Те са допълвани с времето, и едновременно с това – преминали неговата проверка. Ще споделите ли своите ;-?)

Едно от големите преимущества на ползването на мобилните технологии за мен е възможността да се автоматизират и превърнат в навик редица ежедневни дейности. За целите на този пост ще приема определение за навик като ‘онова, което върша регулярно, без ментални усилия и без да е в to-do списъкa ми’. Тоест навикът – за добро и за лошо – ни позволява да правим нещата, без да изисква мислене. Навик е да вървим. Навик може да е да вземем душ сутрин. Или вечер. Навик е да си мием ръцете. Навик е и да дишаме.

Как могат мобилните технологии да превърнат дадена дейност в навик? Чрез автоматизирането и елиминиране на нуждата да влагаме умствена енергия за  извършването й. В зависимост от дейностите, с които се занимавате, е вероятно да има различни възможности за автоматизирането им, но ето някои популярни примери:
създаването на събитие в календара – като повтарящи се или свързани събития.  Повтарящите се събития позволяват създаването на множество записи в календара на определен интервал – например ежемесечно, ежедневно или ежегодно. Те са възможни с практически всяко електронно календарно приложение. Полезна тяхна разновидност са ‘свързаните’ събития (reschedule repeat floating event / task from actual checkoff date в PimliCal), при които новият запис се генерира само след маркиране на съществуващо събитие като ‘завършено’. Този вид автоматизация може да се използва за напомняне за ежемесечни плащания, напомняне на годишнини, системна поддръжка и всякакви подобни повтаряеми събития.
# проверката на / нотификацията за e-mail – типичен пример за автоматизиране на рутинна дейност е автоматичната проверка за наличие на електронна поща. Ако услугата за ел. поща /напр. Gmail/ поддържа протоколи като POP, IMAP, EAS и др., имаме възможност в избрани от нас време или интервал да бъдем уведомявани за наличие на нови писма. Това практически елиминира необходимостта да помним да проверим ръчно електронната си поща / пощи.
# ‘свалянето’ на новини / статии за четене – все по-популярна вариация на автоматизацията с използване на мобилни технологии е автоматичното ‘сваляне’ на новини / статии / подкастове или дори музикално и видео-съдържание. От любимите Plucker и iSilo до популярните понастоящем Google Reader, Pulse, podcatcher-и и т.н. – възможностите за изтеглянето на съдържание в избрани от нас време или интервал позволява то автоматично да ни бъде достъпно.

Други примери за автоматизиране на дадена дейност чрез ползването на мобилни технологии включват въвеждането на периодични плащания, записването на телефонни разговори с определени номера, звуковите аларми при дадено събитие и т.н.

Вие как използвате мобилните технологии за създаване на навици? Очакваме коментарите ви!

Използването на пълнофункционални програми за управление на личната информация (като PimliCal / DateBk, PocketInformant, Resco IDguard, Natara products, etc.), дава възможност за интегрирането на икони в нашата система за PIM. Иконите са графични изображения с малък размер, които се асоциират с и визуализират до даден запис. Най-често са колекции от предварително подбрани графики – например за различни активности, места, хобита, храни, служебни символи, фирмени знаци и т.н. С някои приложения – например IconManager за PalmOS  – е възможно и създаването на собствени икони.

Използването на икони в програма за PIM има редица преимущества, сред които най-важните са:

# индивидуализиране – иконите позволяват по-лесно  разграничаване на записи от една и съща категория. Например, ако в програмата за управление на финансите имаме категория ‘храна’, с използването на икони можем да диференцираме записи като ‘зеленчуци’ / ‘плодове’ / ‘меса’ / ‘напитки’ и т.н. В програмата за управление на проектите е възможно да назначим икона към дадена задача в зависимост от мястото, където следва да бъде извършена, или човека, отговорен за нейното изпълнение. По този начин можем да индивидуализираме отделните записи.

# визуално ориентиране – второ съществено преимущество на използването на икони е визуализирането на информацията, когато на относително малка площ следва да се представят сравнително голям обем данни. Типичен пример е разглеждането на многоседмичен / месечен график на екрана на мобилно устройство. Ако се използва текстово представяне на информацията, вероятно ще бъде или с твърде малък шрифт, или без възможност да се визуализират всички записи. Използването на икони позволява представянето на повече събития на същата площ и улеснява ориентирането сред изобилието от информация.

# филтриране – третото основно преимущество на използване на икони е възможността за филтриране на информацията. Отново в програмата за управление на календарната информация, това позволява отделянето на всички събития, на които е зададена съответната икона, независимо от категорията / времевия период, в които се намират. Такива събития могат да бъдат свързани например с дадена активност, с определено място, или с конкретен клиент. Аналогично, в приложението за съхранение на поверителна информация – можем да разграничим записите в категорията ‘финансови’ на банкови сметки / дебитни & кредитни карти / web-logins и др. Това улеснява намирането на информация и последващата и оценка.

Посочените преимущества и примери показват ползите от използването на икони в система за PIM. Надявам се да бъдат от полза и за вас!

David Pogue e дългогодишен редактор на секцията ‘персонална технология’ на вестник New York Times и водещ, утвърден критик на продукти в тази категория. В това представяне за TED той нагледно демонстрира защо ‘простотата’ и леснотата на работа с дадена технология я отличава – и продава. С напомняне на класически /изглежда – постепенно забравяни : () / принципи като tap-counting, consistency и ‘what-features-to-leave-out’. Приятно гледане!

C2C_logoCopy2Contact /C2C, доскоро предлагана под името ‘Anagram’/ е програма, която позволява по-бързо и ефективно трансфериране на информация към дадени приложения за PIM – например Outlook или Palm Desktop.  С натискането на един клавиш е възможно да се създаде нова задача, календарно събитие или запис в списъка с контакти – при това с преформатиране на началния текст. Например, ако сте получили e-mail с текст “….. обяд в ресторант “Мястото” в 13.00 на 24/04 …” C2C  ще създаде  събитие в използваната календарна програма с текст “обяд в ресторант “Мястото” в на ” на 24 Април в 13.00, ако маркирате тази част от текста и натиснете съответния клавиш (обичайно това е един бутон /F12/, но може да бъде и клавишна комбинация /напр. ctrl+F12/ ). Или, ако разглеждате уеб-страницата на търговска фирма, където е предоставена информацията за контакти, можете да маркирате тази информация, и с натискането на избрания клавиш – тя ще бъде форматирана за съответното приложение. Най-често използваната от мен възможност е, ако просто работите върху даден документ на компютъра и ви хрумне / възникне / ‘изскочи’ идея или задача – натискам F12, избирам типа на информацията /мемо-бележка, задача или календарно събитие/ и записвам възникналата идея. Без да ‘излизам’ от активното приложение и без да търся и ползвам допълнителни средства. По този начин се спестява необходимостта от превключване между отделни приложения /съответно – от загубата на фокус/, от copy-paste-ването, и – в голяма степен – от преформатиране на информацията съобразно изискванията на PIM-програмата. Пести се време, позволява ефективен mind-sweeping и улеснява трансферирането на информация.

Видео, което демонстрира възможностите на С2С е налично тук.

Copy2Contact е достъпна от сайта на разработчика на цени от 39.95$. Версията за Google Apps към момента е безплатна.

Приятно ползване :) .

Едно от основните преимущества на наличието на надеждна система за управление на личната информация е възможността за прочистване на съзнанието (mind sweeping, или според оригиналния превод на GtD – ‘мозъчна метла’).

Прочистването на съзнанието представлява екстернализиране /начин да се изведе навън/ на поетите от нас вътрешни ангажименти. Това са нещата, с които сме се обвързали – значими или маловажни за нас,  по собствена или по-чужда инициатива, отскоро или отдавна. Целта на прочистването е да идентифицира тези ангажименти и да освободи мозъка ни от тях, като впоследствие бъдат включени в надеждна външна система. Това позволява, когато се посветим на дадена задача, ресурсите на мозъка да и бъдат посветени в максимална степен. Ако някога сте работили по значим проект /например писане на публикация или оферта/ и ‘изведнъж се сетите’ “а какво имаше да купя от магазина” или “кога щях да се чуя с …” – значи имате представа за този тип ангажименти. Ако ни липсва сигурност, че знаем какво се случва с тях, това ангажира ресурси на съзнанието и намалява възможността за фокусирането му.

Как се осъществява прочистване на съзнанието? Има две основни предпоставки за ефективен mind sweeping – да минимализираме разсейващите фактори /обичайно – да сме сами, и или ‘офлайн’ или отдалечени от компютъра/, и да имаме ‘наръки’  средство за записване на ‘изскочилите’ ангажименти, мисли или задачи. В оптималния вариант няколко пъти на ден се посвещават по няколко минути /за мнозинството хора дори и 5 минути са предостатъчно/, в които нововъзникналите ангажименти се записват. Също и всеки път, когато ни ‘изскочи’ нов ангажимент – например след проведен телефонен разговор, или докато работим по онзи ‘значим’ проект. За целта може да се използва хартиен бележник или органайзер, лист А4, предпочитана програма на компютъра или смартфона. Аз лично предпочитам комбинацията от DiddleBug и voice recorder на Treo 680. Доколкото това е основният телефон, който използвам и е максимално портабилно решение – съответно винаги е подръка. Обичайно го използвам за целта поне 2 пъти дневно, често и по-интензивно, в зависимост от развитието на деня. Честотата на mind sweeping-a е индивидуална, но за да изяви подхода своите преимущества се нуждаем от следващата стъпка – регулярна обработка на записките и интегрирането им в надеждна система за управление на личната информация.

Употребата на допълнителна програма за управление на календара /като Pimlical/ позволява използването на функции, които липсват във вградените приложения. Една от тях е опцията за предварително уведомяване за събитие или задача (advanced event / advanced task).

При маркирането на събития или задачи за предварително уведомяване, те са видими в календара за избран интервал (например дни / седмици / месеци) преди настъпване на събитието. Подобно на плаващите събития, те имат статус ‘завършени или не’ и, ако не бъдат маркирани като ‘завършени’, автоматично преминават към следващ ден. За разлика от floating events обаче, те се визуализират в календара преди настъпване на деня, в който следва да бъдат завършени. По този начин те подпомагат предприемането на действия преди достигането на определен краен срок.

Типични примери за използване на advanced events са:
# предстоящо плащане – например на абонамент, наем или месечна такса – при което има краен срок за осъществяване на плащането. Използването на предварително уведомяване позволява информацията за това плащане да бъде пред нас например една седмица по-рано. Ако плащането бъде извършено, събитието се маркира като ‘завършено’ и не се визуализира в оставащите дни до крайния срок.
# напомняне за ангажимент – например намиране на подарък. С използването на advanced event можем да имаме предварително напомняне за съответния ангажимент избрано от нас период предварително.
# предварителна информация за предстоящо събитие – например годишнина, празник или тържество. По този начин можем да планираме време и действия за евентуални дейности.

Вие бихте ли използвали програма за предварително уведомяване?

integrated_calendarВ предишен пост разгледахме двата основни типа дейности при планиране на деня – календарни събития и задачи. Обичайно /типичен пример – вградените програми на мнозинството актуални смартфони/ тези дейности се разделят, включително записите се съхраняват в отделни бази / секции. За да може да се визуализират всички планирани ангажименти за деня е необходимо тези записи да бъдат представени заедно. Това често се постига с използването на допълнителни програми. Една от тях, която изключително харесвам и използвам, е DateBk за PalmOS /с активно развивана и още по-функционална версия за Windows, а скоро и други платформи – PimliCal/. В нея, освен възможността за показване и на календарни събития и на задачи на един екран, са налични и следните опции за интегриране на календара:
# събития със статус ‘завършени или не’ – ‘плаващи’ събития, разгледани в предишния пост;
# задачи, поставени във времето – това са задачи, които имат краен час, до който да бъдат изпълнени;
# задачи, поставени във времето и с определена продължителност – това са задачи, за които е планирана определена продължителност във времето за изпълнението им и отново имат краен час, до който да бъдат завършени.

Вие какви средства използвате за интегриране на календара си?